8 trucs et astuces pour en faire plus avec Excel (et autres tableurs)

Le tableur reste l'un des outils de travail les plus utilisés, permettant de manipuler des données avec facilité.

On constate cependant que peu de ses utilisateurs tirent réellement partie de ses fonctionnalités. D'accord, elles sont très nombreuses, et tu n'as peut-être pas vocation à devenir un expert de Microsoft Excel, de LibreOffice Calc ou autre outil du genre.

Il y a cependant quelques trucs et astuces qui peuvent grandement te faciliter la tâche.

Voici donc quelques exemples et idées. Je me suis surtout attaché à Excel (à partir de la version 2007), mais j'ai essayé de trouver les alternatives sur Calc autant que possible (que je maîtrise beaucoup moins). S'il y a des experts dans l'assistance (de Calc et d'autres tableurs), qu'ils se manifestent maintenant (ou se taisent à jamais) ;-)

Naviguer facilement dans un tableau avec les bons raccourcis

Indispensable et pourtant si peu connu : deux touches suffisent à parcourir les cellules d'un tableau sans avoir à taper frénétiquement sur les flèches du pavé directionnel, ni reprendre la souris en main :

- Tab permet de passer d'une cellule à une autre de gauche à droite (et Maj + Tab de droite à gauche)

- Entrée en fin de ligne ramène au début de la ligne suivante. (et Maj + Entrée au début de la ligne précédente)

Avec ces deux touches, tu peux donc remplir ton tableau complet à la vitesse de l'éclair.

Cela fonctionne aussi bien avec Excel qu'avec Calc.

Remarque que si tu veux devenir un expert des raccourcis, ça se passe ici pour Excel et là pour Calc.

Choisir la direction de déplacement du pointeur après validation

L'astuce précédente est bien pratique, mais tu souhaites peut-être personnaliser le comportement par défaut de ton tableur juste après avoir entré une valeur dans une cellule. Par exemple faire en sorte que le curseur aille dans la cellule à droite une fois la touche Entrée frappée, alors que le comportement par défaut le fait passer dans la cellule en-dessous.

Dans Excel, ça se passe dans Options Excel / Options avancées / Déplacer la sélection après validation.

Note que si tu décoches cette option, tu peux toujours te déplacer après avoir entré des données dans une cellule en appuyant sur une des flèches du pavé directionnel au lieu d'Entrée.

Sur Calc tu trouveras le réglages dans Outils / Options, puis LibreOffice Calc / Général.

Entrer ses données plus facilement avec des formulaires

Un outil méconnu et pourtant fort pratique : il est possible de faire apparaître une petite boîte de dialogue résumant chaque ligne de son tableau pour pouvoir manipuler ses données plus "proprement".

A vrai dire, cette fonction n'est pas facilement accessible, il n'y a pas de bouton dédié dans le "ruban". On peut cependant l'ajouter à partir d'Office 2010.

Sur la version 2007 pas de solution simple (sauf en étant bidouilleur), mais on peut toujours se tourner vers la barre de lancement rapide tout en haut : Options Excel / Personnaliser / Sélectionner "Toutes les commandes" dans la partie gauche, chercher la ligne "Formulaire..." et l'ajouter à droite.

Je n'ai pas trouvé de fonctionnalité équivalente sous Calc.

Mettre en forme un tableau de données en deux clics

Un tableau n'est qu'un bête alignement de lignes et colonnes avant que tu ne le formates et que tu utilises toutes ses fonctionnalités de filtres, tris...

Ce que tu fais sans doute manuellement la plupart du temps.

Et bien figure-toi qu'il est possible de faire ces actions quasi-automatiquement. Une fois tes données entrées, clic sur Insertion / Tableau, tu n'auras plus qu'à choisir l'ensemble de cellules concernées, et le tour est joué.

Sous Calc il est possible de personnaliser tes tableaux via Format / AutoFormat, mais cela se limite au changement d'apparence.

S'assurer de la validité des données entrées

Tout d'abord, il faut savoir qu'Excel et Calc analysent ce que tu es en train de taper dans une case pour te proposer une autocomplétion au cas où tu aies déjà entré la même chose dans une cellule de la même colonne.

Il est d'ailleurs possible d'afficher une liste déroulante des données déjà entrées avec un clic droit / Liste déroulante de choix (accessible via Maj + F10 si tu ne veux pas lâcher le clavier)

Mais il est possible d'aller plus loin, en limitant volontairement les entrées possibles, par exemple via un menu déroulant. Pour cela :

- Créé une liste dans un coin

- Sélectionne le tableau que tu veux contrôler

- Données / Validation des données / Options => Autoriser : Liste, puis sélectionne la liste dans Source.

- éventuellement choisis un message de saisie et une alerte d'erreur

Sous Calc ça se passe dans Données / Validité

Personnaliser l'autocorrection pour gagner du temps

L'outil d'autocorrection est très pratique pour éviter les fautes de frappes malencontreuses lors du remplissage d'un document.

Il est cependant tout à fait possible de détourner un peu son utilisation pour être plus rapide lors de la saisie. Tu peux en effet ajouter de nouveaux termes à corriger automatiquement, rien de t'empêche alors de demander à ce que Janv soit automatiquement corrigé en Janvier. C'est juste pour te donner un exemple, mais ton imagination est la seule limite ;-)

Sur Excel, cela se passe dans Options Excel / Vérification / Options de correction automatique.

Sur Calc, dans Outils / Options d'autocorrection.

Personnaliser un classeur ou une feuille de calcul spécifique

Quelques réglages spécifiques peuvent être faits sur un classeur, ou une feuille spécifique, toujours utiles :

- Masquer les barres de défilement

- Masquer les onglets

- Masquer les en-têtes de lignes et de colonnes

- Afficher un zéro dans toutes les cellules qui ont une valeur nulle.

- changer la couleur du quadrillage, voir même l'effacer totalement

Cela se passe dans Options Excel / Options avancées.

Un peu de couleur ?

Allez, un petit truc futile mais qui fait toujours plaisir lorsque l'on a un outil plusieurs heures par semaine devant les yeux : la personnalisation graphique.

Sur Excel cela reste assez limité, puisque tu pourras au mieux changer la couleur principal du thème : bleu, gris et noir sur la version 2007, blanc, gris clair et gris foncé sur la version 2010...

Cela se passe dans Options Excel / Standard / Jeu de couleur.

Pour Calc c'est l'apparence complète de la suite LibreOffice qui peut se personnaliser, en utilisant les thèmes de Firefox dans Options / Personnalisation.

J'espère que tu auras appris des choses aujourd'hui, n'hésite pas à partager tes meilleurs trucs et astuces !