Pourquoi devrais-tu vraiment utiliser une liste de tâches ?

Tu connais sans doute la méthode "Getting Things Done", célèbre concept dédié à l'amélioration de ta productivité.

Cette petite vidéo introductive, réalisée par epipheo, donne quelques explications de David Allen, le créateur de cette méthode, sur l'intérêt primordial de gérer son quotidien à l'aide de listes de tâches.

Il est possible d'activer la transcription en français, mais comme elle n'est pas toujours vraiment compréhensible, je t'ai fais un petit résumé commenté en dessous, comme d'habitude.

L'auteur de la vidéo commence par faire un parallèle entre nos tâches quotidiennes, et les différents rendez-vous que nous inscrivons sur nos agendas :

"- Pourquoi utilisez-vous un agenda ?

- Parce que sinon je ne sais plus où je suis censé être, et quand.

- C'est ça, ta tête ne peut pas gérer cette complexité. Mais qu'en est-il de la complexité du reste de ta vie ?  Ton calendrier gère peut-être trois à quatre pour cent de tes engagements dont tu dois garder la trace. Mais les 96% restants ?"

En effet, j'imagine que l'immense majorité des personnes autour de nous utilisent un agenda ou un calendrier pour noter les choses à ne pas oublier. Mais combien organisent le reste de ce qu'ils ont à faire à l'aide de listes de tâches ?

"Nos objectifs, nos projets, nos listes de tâches, ce dont nous avons besoin, les coups de téléphone que nous avons à passer. Toutes ces autres choses dont nous essayons de garder la trace avec notre cerveau, notre psyché. La psyché aspire réellement comme un système. Elle vous rappellera des choses que vous ne pouvez pas faire à 3 heures du matin, ce qui n'est pas génial. Et si c'était juste une chose... mais cela se multiplie par mille et produit ce bourdonnement dans la tête de tout le monde."

David Allen pense que nous besoin d'un système qui capte ce bourdonnement et apaise notre cerveau :

"La première étape de ce système est de tout écrire. Voilà un premier pas essentiel : capturer les choses que sont potentiellement significatives, sinon la psyché va répéter, "N'oublie pas! N'oublie pas! N'oublie pas! N'oublie pas! N'oublie pas! Et ce petit singe va commencer à parler dans ta tête."

Mais gribouiller quelques mots sur un morceau de papier ne suffit pas pour autant :

"Si tu regardes ce qu'écrivent la plupart des gens sur leurs listes, tu vois des choses comme: «Maman» ou «Banque». Mais qu'elle est véritablement la prochaine étape à accomplir ?

Il faut donc clarifier. Quel est le résultat que je me suis engagé à obtenir ? Quelle est la prochaine action pour l'anniversaire de maman? Quelle est la prochaine action à propos de la banque? Est-ce un coup de téléphone à passer ? Est-ce une recherche sur le web ?"

En effet, tu auras toujours du mal à te lancer dans la réalisation d'une tâche trop complexe ou trop abstraite. Sans perdre de vue l'objectif final, il vaut mieux la découper en petites actions réalisables.

"Il faudra ensuite revoir ses "places de stationnement" pour tes tâches et tes projets, bien sûr, pour les réaliser. Je suis maintenant libre et clair dans ma tête pour que mon attention puisse aller où je veux. Et une fois que tu auras arrêté d'essayer de garder toutes ces tâches et projets dans ta tête, et que tu n'entendras plus les singes jacasser, tu te rendras compte que tu auras augmenté ta capacité à penser et à être créatif."

J'ajouterai deux choses pour maîtriser ses listes de tâche : chercher le bon outil, selon tes préférences, que ce soit une simple feuille de papier ou une application efficace. Et ne pas non plus tomber dans l'excès qui te mettrait dans une situation de stress face à ta liste : il y a quelques techniques simples pour avancer sur une tâche un peu bloquante, et il ne faut pas oublier qu'une bonne liste de tâche n'est jamais terminée !

Pour en savoir plus sur la méthode GTD, le livre de David Allen est bien sûr une référence.