Découvre Trello, outil de gestion de projet clair et complet

Dans ma quête quotidienne pour travailler plus pour gagner plus en moins de temps, j'aime bien tester régulièrement des outils pouvant me permettre de me simplifier la vie.

On m'a ainsi parlé il y a quelques semaines de Trello, que l'on m'a présenté comme un outil de liste de tâches plutôt complet et bien fait (je remercie d'ailleurs celui ou celle qui m'en a parlé, je ne suis pas foutu de retrouver qui c'était et où).

Car si je suis plutôt partisan du minimalisme pour gérer mes tâches personnelles, je cherchais un outil plus complet capable de me convenir pour mon usage professionnel.

Après plusieurs semaines, je peux le dire : j'ai été conquis par ce service.

Voici donc un petit tour du propriétaire.

Un service d'organisation plutôt complet

Intuitif. Collaboratif. S'adapte à vous. Voici les mots d'ordre donnés par le service.

Premier point très important pour moi : le service est disponible presque partout, à savoir sur le web, sur Android, iOS, et même Windows 8.

Je me concentrerai aujourd'hui sur la version web, mais tu retrouveras toutes les fonctionnalités sur les autres plateformes.

Trello se présente sous la forme d'un tableau de bord sur lequel on peut épingler des petites cartes dans des listes.

Ces cartes simples en apparence renferment une multitudes d'options accessibles en cliquant dessus.

Ajoute par-dessus quelques fonctions pour trier, filtrer, classer, un mode collaboratif, et voici un outil plutôt complet.

Et c'est gratuit ! Il existe tout de même une version "Business" qui ajoute quelques fonctions pour $25 par mois (ou $200 par an)

Attention cependant : le service n'existe qu'en anglais pour le moment, même si la traduction semble être sur le feu. J'ai donc traduit dans cet article les termes utilisés mais il faut les prendre avec prudence, rien ne dit que les futures traductions officielles reprendront exactement les mêmes termes.

Comment ça marche ?

(clic sur les images ci-dessous pour les agrandir)

Les tableaux (boards)

Ce sont les espaces sur lesquelles se trouveront tes tâches. Tu peux en créer autant que nécessaire, rien ne t'empêche ainsi de créer des tableau perso / boulot, ou d'en créer un par projet...

Chaque board peut être privé, partagé par une organisation avec d'autres membres, ou public.

Chaque tableau comporte des listes (Lists) de cartes (Cards). Le nom de chaque liste est personnalisable, ainsi que l'emplacement de chacune d'elle par simple glissé - déposé.

Le menu

Un menu est activable sur la droite (lien show sidebar en haut à droite) et permet de consulter l'historique de l'activité du tableau, la liste des membres, et un menu qui offre quelques fonctions intéressantes :

- filtrer les cartes, utile lorsque ton tableau sera bien rempli (filter cards)
- consulter les cartes archivées (archived items)
- accéder à des options supplémentaires (power-ups), mais on y revient plus loin.
- accéder à des paramètres (settings) permettant entre autres de modifier les informations de base du board, de gérer les permissions de commentaires et d'invitations, l'envoi d'emails, et les labels.
- s'abonner au board
- le copier, partager, imprimer, exporter, fermer.

Les cartes (cards)

Un clic depuis une liste sur Add a card permet d'ajouter une carte en lui donnant un petit nom.

Une fois enregistrée, tu peux accéder à un menu rapide via la flèche de droite, ou à l'interface complète de la carte en cliquant dessus.

Il est alors possible de faire un tas de choses :

- ajouter une description
- écrire des commentaires
- assigner des libellés (labels)
- assigner les tâches à des membres
- ajouter une liste de tâches (checklist). Très pratique pour diviser une tâche en petits morceaux
- ajouter une date d'échéance (due date)
- attacher des pièces jointes (attach file)
- déplacer, s'abonner, ou archiver la carte
- mais aussi la copier, l'imprimer, l'exporter en JSON, obtenir un lien, ou la supprimer.

Les libellés permettent d'ajouter un petit onglet de couleur sur les cartes. 6 différents sont assignables, leurs titres sont personnalisables (mais pas leur couleur)

Des options supplémentaires

D'autres possibilités, toujours gratuites, sont accessibles via le menu, power-ups. Une bonne idée pour éviter de surcharger l'interface initiale avec des fonctions dont tout le monde n'a pas forcément besoin.

Le service à l'air de s'enrichir très régulièrement de nouvelles fonctionnalités, il y a eu pas mal d'annonce depuis les quelques semaines que je l'utilise. Tu verras d'ailleurs apparaître un petit chien en haut de l'interface pour te prévenir des nouveautés. Tu peux aussi suivre leur blog.

Un système de vote

Cette fonction peut véritablement transformer trello en outil de gestion des commentaires utilisateurs, en permettant aux membres de voter pour leurs fonctions préférées. Jette un oeil au board de développement de trello pour t'en convaincre.

J'en viens même à me demander si ce n'est pas plus clair et simple à utiliser que les outils comme uservoice ou getsatisfaction.

Il faudrait juste ajouter la possibilité de laisser la parole à des utilisateurs anonymes, et de pouvoir intégrer un petit onglet feedback sur nos sites.

Un calendrier

Cette option ajoute une vue calendrier permettant de visualiser les cards selon leurs dates d'échéances.

Il serait intéressant plus tard de pouvoir assigner des dates de débuts et de fin, des durées aux tâches. C'est d'ailleurs actuellement une des fonctions les plus demandées par les utilisateurs.

Voir l'"âge" des cartes

Une petite amélioration visuelle permettant de faire peu à peu "disparaître" (en fait les rendre transparente) les cartes qui n'ont pas été modifiées ou déplacées depuis longtemps.

Un bon moyen de voir d'un coup d'oeil ce qui est brûlant en ce moment.

En faire encore plus avec Trello

Quelques raccourcis claviers ?

Ça c'est un bonus si tu choisis de t'y mettre, pour l'utiliser plus facilement il existe une page qui recense les raccourcis clavier, toujours utile.

Les plus intéressants pour moi :

- le pavé directionnel pour naviguer entre les cartes.
- C pour archiver une carte.
- entrée pour ouvrir une carte.
- L + un chiffre de 1 à 6 pour assigner un libellé.
- N pour ajouter une carte (juste après la carte en cours)
- W pour ouvrir la sidebar
- # + le nom ou la couleur d'un label pour l'assigner directement lors de la création d'une carte.
- ^ + le nom d'une liste ou top ou bottom lorsque tu créés une carte pour la positionner directement dans une liste précise, à un emplacement précis.

Créer des cartes par email

Malgré les différentes plateformes supportées, si par malheur tu te trouves coupé de Trello, ou si simplement c'est plus pratique pour toi, il est possible de créer des cartes simplement en envoyant des emails (en y réfléchissant, il y a du coup sans doute moyen de créer des automatismes sympas avec IFTTT).

Dans le menu des paramètres d'un tableau (settings), tu trouveras une entrée Email settings, qui te donne l'adresse mail de ce board, et la possibilité de choisir la position par défaut de la carte créée.

Il te suffira ensuite d'envoyer un mail à cette adresse avec le contenu de ta carte pour qu'elle soit automatiquement ajoutée au board correspondant. Il est possible d'assigner des membres à l'aide de @, et des libellés avec #.

Place aux développeurs tiers !

Comme tout bon service moderne, Trello a mis son API à la disposition des développeurs qui peuvent ainsi créer leurs propres applications.

Voici une page qui regroupe quelques outils et projets.

J'ai également trouvé :

- Burndown pour créer des graphiques illustrant le travail restant sur un projet.
- certains outils comme Harvest (outil de gestion du temps) intègrent aussi des fonctionnalités à connecter avec Trello.

N'hésite pas à partager tes découvertes !

Tu l'auras compris, j'aime beaucoup cet outil que je trouve vraiment bien pensé, intuitif, et complet pour la plupart des usages. N'hésite pas à le tester !

Ce qui lui manque encore ? J'aimerais bien pouvoir personnaliser un peu plus l'apparence du service, le bleu par défaut étant un peu triste, et cela pourrait surtout permettre de mieux distinguer les différents boards que l'on utilise.

(n.b. : tu peux néanmoins bricoler avec userstyle et une extension comme Stylish pour Chrome ou Firefox).

Connaissais-tu Trello ? Quel outil utilises-tu pour gérer tes tâches et tes projets ?