Utiliser Google Keep comme liste de tâches, la bonne idée ?

Dans ma recherche permanente des outils les plus efficaces, je suis toujours en quête de l'application "idéale" pour gérer mes listes de tâches.

Si certains se contenteront avec brio d'un simple bout de papier et d'un stylo, il m'a semblé plus efficace pour ma propre utilisation de me servir des outils numériques.

Pourquoi ? Pour la disponibilité partout, la recherche facilité, la réutilisation d'éléments, le classement en catégories... mais aussi parce qu'il n'y a plus d'espace libre sur les murs de mon bureau pour y coller des post-it ;-)

Avec la démocratisation des applications multiplateformes, stockant leurs données en ligne, on peut penser a priori que trouver un outil qui nous convienne est assez facile.

Après tout, ce sont des applications plutôt "basiques", avec des fonctionnalités simples. Mais lorsque l'on vient à les utiliser tous les jours, de façon intensive, alors les critères d'ergonomie, de fiabilité, et l'efficacité des fonctionnalités proposées peuvent faire toute la différence.

J'ai pour ma part testé pas mal de choses, et même si je suis parfois resté quelque temps avec la même application, il y a toujours eu un petit détail qui m'a donné envie d'aller voir ailleurs.

Et au détour d'un article sur LifeHacker, voilà qu'on me donne l'idée d'utiliser Keep, l'outil "Evernote-like" de Google conçu à la base pour la prise de notes rapide, mais de "détourner" son utilisation en un gestionnaire de tâches.

A la réflexion, ce n'est pas idiot, et voici mes retours après quelques jours d'utilisations

Les fonctionnalités de Google Keep utiles pour gérer des tâches

Le principe de base de Google Keep est très simple : il permet de prendre des notes en quelques secondes, qui vont s'afficher sous forme de post-it (et oui, les revoilà !) sur une sorte de tableau de bord. Il est aussi possible de les afficher plus traditionnellement les unes en dessous des autres.

Les notes peuvent être enregistrées sous forme de simple texte, de liste avec cases à cocher, de note audio ou de photo pouvant être accompagnée d'un texte ou d'une liste.

Il est possible de personnaliser... la couleur de la note, et c'est tout. Une note peut être supprimée ou archivée une fois qu'elle n'est plus utile, et l'outils de recherche est évidemment très performant.

La fonctionnalité qui va nous intéresser le plus aujourd'hui, c'est la possibilité d'ajouter un rappel sur une note. Soit très classiquement selon une date et / ou un horaire (Google a d'ailleurs la bonne idée de proposer des horaires pré-défini : matin, après-midi, début de soirée, soir), ou selon une localisation (il suffit alors d'entrer une adresse).

Tu comprends alors que ces petites notes colorées peuvent être utilisées pour entrer les tâches à accomplir, et le système de rappel te permettra de ne rien oublier.

On peut également imaginer utiliser les couleurs pour classer ses notes selon des catégories très visuelles.

Le service est disponible sur le web, Android et sous forme d'extension sur Chrome.

Et oui, pour iOS il faudra patienter, mais la version web est tout à fait utilisable (attention sur l'App Store il y a une application qui porte ce nom mais qui n'a rien d'officiel et qui ne semble  pas très populaire. Je trouve d'ailleurs assez dingue que ce genre de choses passe la validation d'Apple pourtant si virulente parfois).

Pour une fois qu'Android est servi en premier, ça fait plaisir (gnark gnark).

Pour info il existe aussi une autre application non officielle pour Android qui permet de dessiner sur des notes : Sketch for Keep (qui nécessite d'avoir également Handraw installé sur son appareil).

Ce qui est génial

Après plusieurs jours d'utilisation sous cette forme, je suis enthousiasmé par plusieurs aspects :

Les rappels par localisation : il n'est pas toujours opportun de fixer un horaire lorsque l'on veut se souvenir d'effectuer une action, alors que ce qui compte est l'endroit où l'on se trouvera. Tu es au boulot et tu te dis qu'il faudra que tu penses à arroser tes plantes ce soir, sans savoir exactement à quelle heure tu vas rentrer ? Le rappel classique par heure tombera parfois trop tôt, parfois alors que tu es occupé à autre chose. Avec la localisation, pas de soucis, ton smartphone te rappellera ce que tu as à faire dès que tu t'approcheras du lieu convenu. Vraiment très pratique.

L'enregistrement vocal très efficace, Google commençant vraiment à proposer des services impressionnants avec cette fonctionnalité. Tu peux ainsi enregistrer des tâches en quelques secondes, même les mains prises. Je n'ai pas encore trouvé de raccourci de la commande vocale intégrée à Android pour enregistrer directement une note depuis l'écran d'accueil, mais je ne doute pas que cela arrivera prochainement.

La facilité pour basculer d'une note classique à une liste de tâches, car il nous arrive tous de penser à une chose à faire, puis de vouloir y ajouter une action complémentaire, puis une autre... Il est alors assez frustrant de devoir recréer autant de tâches ou de supprimer la note initiale pour créer une liste. Google Keep permet heureusement de basculer facilement d'un type de note à un autre, via le menu en haut à droite.

La possibilité d'archiver au lieu de supprimer, et de retrouver en quelques secondes des tâches grâce à la puissance de recherche. Cela peut permettre par exemple de garder en mémoire des tâches récurrentes mais réalisées à intervalles irréguliers, sans avoir à les recréer à chaque fois.

Que dire de plus de manière générale sur l'application ? C'est simple à utiliser, hyper ergonomique, très rapide, et presque ludique avec ces petites notes colorées.

Ce qui serait encore à améliorer

Quelques idées en vrac, au cas où les développeurs de chez Google passeraient par là ;-)

- pouvoir définir des dates récurrentes (tous les lundis, tous les 26 du mois...)

- pouvoir combiner rappel par horaire ET par localisation. Un exemple d'utilisation : si je veux m'assigner une tâche chez un ami pour ce week-end, sans savoir à quelle heure j'y serais, et alors que je passe régulièrement devant chez lui dans la semaine (j'ai l'esprit tordu je sais)

- les adresses enregistrées de Google Maps (domicile, travail) ne fonctionnent pas apparemment pas, c'est assez énervant de devoir rechercher son adresse à chaque fois.

- pouvoir réorganiser les notes, que ce soit par couleur, par date d'enregistrement, par date d'échéance, par lieu...

- pouvoir personnaliser les horaires pré-définis : Google a décidé que le rappel "matin" sonnait à 9h, on aimerait pouvoir fixer un autre horaire par défaut au lieu de personnaliser manuellement à chaque fois.

- un système de tags ? finalement il suffit de le faire soi-même dans le texte de la note, pourquoi pas avec un # devant, et le système de recherche permet de filtrer ensuite.

- pourquoi pas pouvoir assigner un nom en face de chaque couleur pour pouvoir les utiliser comme des catégories (ex : rouge = urgent...) Pour le moment il faut utiliser ta mémoire, 8 couleurs étant disponibles.

- pourquoi pas pouvoir créer différents espaces (perso, pro...) pour séparer ses activités (ce qui peut se résoudre en partie si tu possèdes plusieurs comptes Google)

- pour aller plus loin, pouvoir partager des notes avec d'autres utilisateurs.

Comme tu le vois, il reste sans doute pas mal de choses à améliorer pour faire de Google Keep le gestionnaire de tâches ultime, et malgré cela je suis plutôt séduit par cette utilisation pour le moment.

N'hésite pas à tester pour te faire ta propre idée, et à soumettre tes idées !