Le tableur, cet outil qui mérite bien plus que de faire des calculs et tableaux

Nous disposons de tellement d'outils aujourd'hui avec l'informatique et les services web, que nous sommes souvent tentés d'utiliser un logiciel spécialisé pour chaque tâche que nous effectuons.

Et pourtant, il existe des outils "universels", qui remontent quasiment aux débuts de l'ordinateur personnel, et qui mériteraient bien plus d'attention que celle qu'on leur accorde habituellement.

Je voulais aujourd'hui te parler d'un logiciel que tu possèdes certainement sur ton ordinateur :

(roulement de tambour... inutile puisque tu as lu le titre... mais j'aime bien)

Le tableur.

Souvent associé au monde du travail, car conçu à la base pour faire des calculs, tableaux et graphiques, je me rends compte au fil du temps que c'est un des outils informatiques que j'utilise le plus, pour un peu tout et n'importe quoi.

Voici pourquoi.

Les avantages du tableur

Un espace remplissable en deux dimensions...

Une caractéristique de l'outil que j'apprécie le plus, c'est que lorsque j'ai un classeur ouvert à l'écran, je peux y écrire n'importe où, sans contrainte prédéfinie comme l'on peut retrouver par exemple sur un outil de traitement de texte.

Il est ainsi possible de faire des listes classiques avec les différents points inscrits les uns au dessus des autres, mais pourquoi pas de les faire à l'horizontal, tout en gardant toujours la possibilité d'ajouter des lignes ou des colonnes pour transformer une simple liste en tableau à deux dimensions.

 Tu commences une liste de produits que tu aimes bien, juste comme pense-bête, puis tu décides de comparer leurs prix, leurs caractéristiques... c'est extensible sans problème.

Je trouve ainsi très pratique de pouvoir "jeter" quelques idées au hasard d'un classeur Excel ou Calc, sachant que cela pourra autant en rester là que me servir de base de travail pour quelque chose de plus approfondi.

... voir même encore plus grâce aux onglets

Si l'espace d'un écran ne nous suffit pas, ou si l'on souhaite simplement disposer d'un espace annexe pour déposer des informations ou idées complémentaires, le fonctionnement par onglet permet de clairement séparer les choses et de mettre ainsi un peu d'ordre, à l'écran comme dans ta tête.

Les différents écrans ne sont pas cloisonnés pour autant, pas comme si l'on avait créé plusieurs documents distincts, puisqu'il est possible de lier des cellules entre elles et de les faire communiquer.

Des calculs faciles

Bien entendu, puisque c'est l'une des fonctions de base de ce genre de logiciel, toute sortes de calculs sont possibles, de la simple addition aux fonctions les plus complexes.

A partir du moment où l'on manipule des données chiffrées, il est plus que probable que l'on ait besoin à un moment ou un autre d'effectuer des calculs.

Une mise en forme pratique

Plusieurs fonctions permettent de transformer rapidement un grand ensemble d'informations désordonnées en un espace lisible et compréhensible :

- les tris sont assez puissants car ils permettent d'ordonner les données selon plusieurs niveaux,

- les filtres permettent d'y voir rapidement plus clair dans un grand ensemble de données,

- on peut bien sûr changer l'aspect du texte (polices, gras, italique, couleurs...), des couleurs de fond, mais aussi des bordures de cellules...

- les mises en forme conditionnelles sont assez fantastiques lorsque l'on prend le temps de les utiliser, permettant d'appliquer automatiquement des styles en fonction de ce que l'on écrit dans les cellules. Appliquer un fond rouge et une polices plus grosse lorsque tu écris URGENT par exemple, ou un texte en gris clair italique lorsque tu ajoute le mot "optionnel".

La compatibilité relative entre des outils différents

Les outils de tableurs sont relativement semblables d'un éditeur à un autre, et il est assez facile de commencer un document sur excel, l'ouvrir ensuite sous LibreOffice Calc, ou faire un copier-coller sur Google Docs.

On y perdra quelque fois des formules ou quelques subtilités de mise en forme, mais cela s'affichera généralement moins de travers que lorsque l'on effectue la même opération entre deux traitements de texte.

Quelques idées d'utilisations pratiques

Puisque je te disais que j'utilisais des tableurs pour un peu tout et n'importe quoi, voici quelques exemples :

Pour balancer des idées en vrac

Il m'arrive fréquemment de préférer le tableur à n'importe quel bloc-notes (physique ou numérique) ou traitement de texte pour jeter en vrac des idées qui me passent par la tête.

Je peux les placer où je veux sur la page, les déplacer, les regrouper, insérer des lignes et des colonnes... et je peux rapidement passer du statut de fouillis issu de mon cerveau à des listes ou tableaux bien ordonnés.

Pour faire des listes

Je me rends compte à l'usage qu'un bon vieux tableur est parfois bien mieux que n'importe quel outil de liste.

Si je souhaite approfondir, par exemple pour faire des comparaisons, les listes deviennent souvent des tableaux : il suffit d'ajouter des colonnes.

Pour comparer des produits

Je suis un grand malade lorsque je veux acheter un produit d'une valeur non négligeable (surtout lorsque cela concerne la high-tech), car je veux comparer tout ce qui existe sur le marché pour être sûr de choisir LE bon produit, celui qui sera parfaitement adapté à mes besoins.

Je passe alors généralement un peu de temps à faire des tableaux avec les caractéristiques qui m'intéressent, les avantages et inconvénients de chacun, des références à des tests trouvés sur le web...

Pour cet usage les tableurs sont géniaux avec toutes les possibilités de filtres et de tris. Avec même si nécessaire la possibilité de créer des graphiques en 3 clics.

L'application de couleur de fond me permet de faire ressortir ce qui est important, j'utilise d'ailleurs souvent un code couleur simple : du vert pour les caractéristiques qui sont un point fort du produit, du rouge pour les points faibles (avec éventuellement des dégradés de jaunes et d'orange entre les deux).

J'ajoute éventuellement des onglets lorsque ça devient le bordel et que je veux traiter des idées annexes dans le même thème.

Pour gérer des projets

Une autre utilisation pour laquelle je reste fidèle au tableur, même si je le combine à d'autres outils comme un gestionnaire de tâches (Trello en ce moment)

Je découpe généralement les différentes thématiques du projet en autant d'onglets, puis me sert de chaque feuille de calcul pour lister les tâches à la verticale, et mettre à l'horizontal au fur et à mesure les différentes étapes d'avancement. Avec toujours l'utilisation d'un code couleur pour voir d'un coup d'oeil ce qui avance bien et ce qui est en retard.

Certains utilisateurs vont beaucoup plus loin en utilisant directement des "modèles" prédéfinis pour gérer sérieusement leurs projets avec un tableur (une sélection ici, en anglais). Personnellement je préfère débuter très simple et m'organiser petit à petit, mais tu peux y jeter un coup d'oeil.

Pour organiser ses collections

On revient sur un usage plus "basique" du tableur, puisqu'il s'agit ici de simplement créer des tableaux, mais je trouve cet usage très ludique et vraiment utile au quotidien. Que tu sois un collectionneur de BD, de DVD, de jeux vidéo ou de taupes en pierre, tu aimes sans doute pouvoir contempler l'étendue de ta collection, et peut-être de façon plus immédiate et ordonnée qu'en observant les étagères de ton salon. Un beau tableau te permettra d'indiquer un tas d'infos supplémentaire : date et prix d'achat, date de dernière lecture / visionnage, prêt éventuel...

Bon, pour aller plus loin dans cet usage, l'idéal est de passer par un logiciel de base de données comme Access, ou de créer un mini-site connecté à une base de données SQL si tu as les compétences. Mais ce n'est pas forcément nécessaire selon tes besoins, un tableur peut souvent largement faire l'affaire.

Pour faire des plans

Lorsque je veux voir rapidement comment configurer une pièce, sans avoir besoin de trop de précision, j'utilise souvent aussi ce bon vieux tableur.

Je commence par fixer précisément la même largeur et hauteur pour toutes les colonnes et lignes (par exemple sur la base de 1 carré = 1 m²), puis je trace les limites de ma pièce, et j'ajoute mes meubles et objets en insérant des formes (en fixant précisément leur taille pour rester à l'échelle).

Quelques astuces supplémentaires ici (en anglais)

BONUS : pour faire... tout et n'importe quoi

Certains originaux n'hésitent pas à pousser le concept bien plus loin en utilisant leur tableur de façon originale, pour visualiser des données, créer des jeux voir même... dessiner des oeuvres d'arts.

Quelques exemples étonnants ici.

 

 

 

A ton tour à présent, n'hésite pas à partager tes utilisations préférées de ton fidèle tableur.

N'oublie pas de retrouver aussi  quelques trucs et astuces.