Gérer sa vie quotidienne grâce à Trello

Je suis constamment à la recherche des meilleurs outils pour m'organiser, gérer mon temps et mes projets, et j'avoue avoir toujours eu du mal à trouver un outil correspondant vraiment à mes besoins.

La plupart du temps, je reviens assez vite à ma solution par défaut, pourtant loin d'être idéale : coller des post-it partout. Oui, ce n'est pas écologique, pas transportable, et il y a toujours le risque d'en perdre, ces petits trucs ayant la drôle de manie de s'accrocher partout.

J'ai néanmoins enfin réussi à m'arrêter sur une solution combinant deux outils que j'utilise désormais au quotidien : Google Keep et Trello.

Le premier plutôt pour les tâches et corvées quotidiennes, les penses-bêtes. Le second pour véritablement organiser mes projets.

Je ne reviendrais pas pour le moment sur Google Keep que je t'ai déjà présenté, mais je voulais approfondir mon utilisation de Trello, dont je t'ai déjà parlé aussi il y a quelque temps.

Les fonctions indispensables à un outil d'organisation

Après avoir testé une multitude de solutions, voici à mon sens les caractéristiques essentielles de ce genre d'outil pour être vraiment efficace :

La prise de notes rapide

Une fois apprivoisé, je pense que l'une des principales qualités d'un outil d'organisation est de savoir se faire oublier. J'entends par là que  son utilisation doit être la plus facile possible pour ne pas nous couper dans notre élan lorsque nous sommes en train d'accomplir une tâche et que nous devons ajouter quelque chose à notre to-do list.

Avec trello il suffit de se rendre sur un tableau et de cliquer sur "Add a card" dans n'importe quelle colonne, et d'ajouter un titre pour créer une carte. C'est suffisant même s'il est possible plus tard de la compléter avec une description, des commentaires, des images ou fichiers joints, une date d'échéance, de lui assigner des membres...

La possibilité de placer et déplacer visuellement les éléments

La traduction francophone des petits post-it que j'aime tant est assez explicite, puisque l'on parle souvent de "notes repositionnables".

Je pense que c'est l'une des grandes forces de cet objet, de pouvoir retirer une note, la coller à un autre endroit, la jeter à la poubelle.

En version numérique, peu d'outils permettent une telle souplesse, et c'est d'ailleurs le point commun de mes deux outils de prédilection, Trello et Google Keep.

Trello permet même de déplacer les différentes colonnes sur un tableau. Pas de risque de se tromper d'emplacement lors de la création d'un élément, puisqu'il est toujours possible de le modifier plus tard.

La possibilité de "taguer", si possible avec des éléments visuels

Les fonctions de "tags", "labels" ou "libellés", sont très utile pour regrouper plusieurs tâches sous une même bannière, mêmes si elles sont placées à des endroits différents sur notre liste de tâches.

L'idéal étant de disposer d'une mise en valeur visuelle permettant de se repérer d'un seul coup d'oeil.

Trello permet simplement d'ajouter des libellés colorés, et de les nommer.

Des dates d'échéance et des rappels

Difficile de concrétiser un projet ou accomplir toutes ses tâches sans un peu de pression, la plus commune étant le temps qui nous est imparti pour aller au bout.

Je pense qu'il est indispensable de pouvoir fixer une date d'échéance pour certaines tâches, afin de se libérer l'esprit de leur réalisation, l'outil étant une vraie assistance nous permettant de nous rappeler des choses à faire sans laisser passer le délai.

Il manque cependant actuellement à Trello une fonction permettant de se fixer de vrais rappels à échéance variable, avec une notification sur les différents supports que l'on utilise (surtout les mobiles). Les équipes de Trello sont apparemment sur le coup, en attendant c'est personnellement la raison pour laquelle j'utilise Google Keep en complément.

Je pense d'ailleurs prochainement chercher s'il n'y a pas moyen d'automatiser ses deux outils en les liant entre eux via IFTTT.

Mise à jour du 2 mars 2015 :

En fait il est possible de recevoir des notifications pour les cartes, il suffit de fixer une "due date", et de se désigner comme "membre" (et pas simplement "s'abonner"). Sinon j'ai fait quelques recherches : il n'y a pas de "channel" spécifique sur IFTTT, mais quelques petits malins ont créé des recettes en utilisant la fonction de création de carte par email. L'équivalent Zapier est mieux équipé apparemment, mais je ne l'ai jamais utilisé.

La mobilité

S'il y a bien un immense avantage à l'évolution technologique, c'est la puissance de nos appareils mobiles nous permettant de gérer nos projets partout où nous allons.

Les outils de gestion de tâches doivent évidemment être performants sur ce point, Trello propose heureusement des solutions pour quasiment toutes les plateformes.

 

Les fonctions supplémentaires utiles

Attacher des fichiers et images

L'ajout d'image est utile autant pour rendre l'outil plus agréable visuellement, que pour attacher des exemples, captures d'écrans, inspirations...

La possibilité de joindre tout autre type de fichier permet également de réunir tous les éléments d'un projet au même endroit. Trello propose également de lier des comptes Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive.

Différents niveaux d'organisation

Il y a différentes façons d'aborder l'outil Trello selon la complexité du projet que l'on souhaite accomplir.

Un projet peut par exemple correspondre :

- à une "organisation", pouvant réunir plusieurs tableaux différents, par exemple pour chaque groupe de travail ou chaque grosse tâche à accomplir,

- à un tableau, le projet pouvant alors être par exemple découpé en sous-partie avec les différentes colonnes, chaque carte représentant ensuite une tâche,

- en simple carte, avec la possibilité d'ajouter une liste de tâche à l'intérieur.

Cette souplesse fait également pour moi la force de l'outil, avec toujours la possibilité de passer facilement d'une organisation à une autre selon l'avancée du projet.

La collaboration

C'est peut-être une des limites de Trello que j'ai pu constater : l'utilisation pour des projets d'assez grande envergure avec une équipe assez importante.

J'ai eu l'occasion de l'utiliser sous cette forme pour l'organisation du premier TEDxDijon (poke à toute l'équipe en passant), et nous avons eu du mal à ce que chacun s'approprie l'outil, participe, et ne manque aucune information.

Cela mériterait néanmoins de le tester pour d'autres projets de cette taille, car je trouve qu'il comporte de nombreux fonctionnalités intéressantes :

- l'assignation de membres à une carte,

- l'abonnement à une carte, pour être alerté de son activité,

- le système de vote pour prendre des décisions collectives.

Je te donne un exemple d'utilisation concrète plus loin.

Quelques idées d'utilisation de Trello

Planifier sa semaine ou son année

Le grand avantage de l'organisation très "visuelle" de Trello à l'aide de colonne est de rendre très intuitive la gestion de ses tâches.

On peut ainsi imaginer découper sa semaine par journée en autant de colonne, pour pouvoir assigner ses tâches précisément au fil du temps.

Une première colonne me semble indispensable pour poser les tâches que l'on ne sait pas encore où assigner, ou les tâches qu'on choisit finalement de reporter à la semaine suivante.

Note que pour une gestion plus fine des tâches dans le temps, il est aussi possible d'ajouter des dates (et heures) d'échéances aux différentes tâches, et d'activer le power-up "calendrier".

De la même manière pour des projets à plus long terme (apprendre une langue, suivre un programme de remise en forme), on peut imaginer un tableau en utilisant chaque colonne pour un mois et en listant les tâches ou objectifs à accomplir pour chacun.

Un exemple de tableau dédié (fictif !) réalisé par mes soins.

La méthode GTD

"Getting things done"  (GTD) est l'une des méthodes d'organisation les plus célèbres, faites pour gérer ses priorités au quotidien, suivant un processus assez stricte.

Trello peut être un outil formidable pour la suivre, avec la possibilité comme je l'évoquais plus haut de la gérer à différents niveaux. On pourrait alors créer autant de colonnes ou de tableaux pour les éléments suivants :

- "inbox", pour tous les éléments entrants qui nécessiteront d'être traités.

- "Projets", pour décrire ses différents projets, éventuellement ajouter une liste des différentes tâches qui seront nécessaires avant de les affecter aux colonnes suivantes. On peut pourquoi pas leur assigner des libellés colorés que l'on retrouvera sur les différentes cartes.

- "Prochaines actions", je pense que le nom est assez explicite, désigne les prochaines tâches qui seront à effectuer. La méthode GTD préconise d'ailleurs d'effectuer tout de suite les tâches qui nécessitent moins de 2 mn.

- "En attente", qui comportera les tâches à déléguer, ou à programmer plus tard. Je pense qu'il est possible ici de diviser plus finement en autant d'échéances : "Cette semaine", "Ce mois-ci"...

- "Un jour / Peut-être", cette fois des tâches non essentielles pour le moment, plutôt présentes à titre de pense-bête,

- "Ok", utile surtout en groupe pour garder la trace des tâches effectuées, en attendant de les archiver,

- "Ressources et documents" regroupe toutes les informations qui peuvent être utiles à notre organisation, sans pour autant être rattachés spécifiquement à une tâche.

Un exemple de tableau de bord GTD fait maison.

Si le sujet t'intéresse, un résumé en français de la méthode GTD, et deux ressources en anglais pour l'utiliser avec Trello :

- Rocking GTD with Trello

- An Agile Trello Workflow That Keeps Tasks Flexible

Organiser les tâches d'une petite équipe ou de sa famille

Je disais tout à l'heure que j'avais rencontré des difficultés avec Trello pour un groupe trop important.

Néanmoins pour des équipes plus restreintes, voir pour organiser les tâches familiales, je pense que c'est un outil idéal.

On peut imaginer plusieurs mise en forme pour l'assignation des membres :

- une colonne pour chacun, et une colonne générale où placer les tâches avant qu'elles ne soient assignées à un membre (exemple dans l'image ci-dessus),

- un libellé et sa couleur associée pour chacun,

- ou utiliser tout simplement l'outil d'assignation de membres prévus dans Trello.

La puissance de Trello résidera dans la faciliter de filtrer les tâches assignées à chacun : dans le menu à droite, Filter Cards : par libellé, membre, ou échéance.

Impossible de trouver des excuses pour ne pas faire son boulot avec ça !

Un exemple imagé concret.

Planifier des événements

Nous sommes tous amenés un jour ou l'autre à planifier des événements plus ou moins importantes : vacances, voyagez, anniversaires, mariages,...

Là encore, disposer d'un bon outil pour être certain de ne rien oublier peut retirer une bonne dose de stress à ce genre de projet.

On peut par exemple utiliser Trello de cette façon :

- une colonne pour les choses à faire et / ou en cours. On pourra y affecter les membres de l'organisation (couple, parents, enfants...). Pourquoi pas diviser en plusieurs colonnes pour les événements vraiment importants,

- une colonne pour le suivi des tâches en cours de réalisation,

- plusieurs colonnes avec des inspirations de menus, cadeaux, lieux... L'ajout de photo sera très utile à ce niveau. Les membres peuvent voter pour leurs préférences.

Tu trouveras quelques exemples par l'équipe de Trello pour l'organisation d'un anniversaire, de vacances, ou d'un mariage découpé en plusieurs tableaux : planning de la journée, plan de table, remerciements.

BONUS : planifier la création ou la refonte d'un site web

Allez, même si cela s'écarte un peu de la "vie quotidienne", je me suis dit que cela pouvait intéresser pas mal de monde passant par ici.

J'utilise moi-même beaucoup Trello, seul ou en groupe, pour la gestion ou création de sites Internet, les refontes de mon blog...

Cela peut varier d'un projet à un autre, mais globalement on retrouve souvent le découpage en colonnes suivant :

- des sources d'inspirations, avec des photos et images trouvées sur le web,

- la liste des fonctions de base à mettre en place sur le site,

- la liste des autres fonctions pour lesquelles je dois trancher ; si je les mets en place, si je les repousse à plus tard, ou si je les laisse tomber,

- la gestion des données que je vais devoir insérer dans le site : textes, chiffres, images, pages spéciales...

- la liste des bugs à régler,

- pour un travail collaboratif, la liste des tâches en cours, pour que les autres membres ne s'étonnent pas si des trucs s'affichent temporairement de travers,

- une liste de ressources et documents annexes, je renvoie régulièrement vers des fichiers Google Drive.

Un exemple (fictif) ici.

 

 

Je pense que tu l'auras compris, je suis assez fan de cet outil que j'utilise tous les jours, je t'invite bien entendu à expérimenter toi-même.

N'hésite pas à jeter un oeil également aux exemples de "tableaux inspirants" proposés par l'outil, et au blog de l'équipe.

 

 

(note pour anticiper toute réaction déplacée : je n'ai aucun échange avec les équipes de Trello, cet article est comme d'habitude désintéressé. Le seule avantage est que si tu t'inscris en suivant les liens que je donne avec la mention "coreight/recommend", cela me donne droit à un mois d'accès "Gold" à l'outil. Cette fonction ne donne finalement pas grand chose de plus que l'outil de base, simplement un peu plus d'espace de stockage (je suis loin d'en manquer pour le moment), des fonds de pages personnalisables (par défaut tu peux uniquement changer la couleur), et la possibilité d'ajouter de petits stickers).