Prends le contrôle de ta messagerie Gmail !

Gmail est sans aucun doute l'un des services de messagerie les plus puissants. Mais pas facile de connaître l'ensemble de ses possibilités et de les utiliser à bon escient. Il existe des tas de trucs et astuces si tu fouilles un peu sur le net, mais voici ma liste des choses vraiment indispensables à maîtriser si tu veux en tirer le meilleur parti.

Organise tes mails avec les libellés

Bien plus efficace qu'un rangement par dossier, le système des libellés permet de trier ses mails avec précision. Chaque message peut ainsi apparaître dans plusieurs catégories, et ces catégories peuvent être facilement repérable dans la colonne de gauche en utilisant des couleurs différentes pour chacune d'entre elle.

Mets en place les filtres

Deuxième outil redoutable de Gmail, le système de filtre devient indispensable dès que l'on prend l'habitude de l'utiliser. Les filtres permettent par exemple de trier automatiquement les mails importants de ceux que l'on pourra consulter tranquillement plus tard. Tu pourras par exemple décider que les messages d'un expéditeur particulier soient archivés directement, ou taggués avec un libellé particulier. La combinaison des filtres et des libellés est sans doute l'une des grande forces de Gmail. Une bonne idée pourrait par exemple être de créer un libellé pour les newsletters commerciales auxquelles tu es abonné, et filtrer directement les mails correspondants pour libérer ta boîte de réception (et ton esprit par la même occasion ).

Tu pourras les gérer à partir des paramètres de Gmail, ou directement en partant d'un mail via le bouton Autres actions / Filtrer les messages similaires.

Maîtrise ta boîte de réception

C'est un cercle vicieux : plus ta boîte de réception se remplit, plus le courage te manque pour la vider, jusqu'à ce qu'elle déborde et que tu tombes de découragement.

En plus du système de filtres / libellés évoqué précédemment, une bonne habitude à prendre est de décider immédiatement quoi faire avec un mail que tu consultes. Réponds tout de suite lorsque la réponse est rapide, classe-le, archive-le ou jette-le. Des libellés correspondant à des actions comme "répondre plus tard" ou encore "à lire" peuvent être efficaces. Tu dois ainsi être capable de trier l'ensemble de tes messages dès la première consultation.

Archive !

Une bonne habitude de plus pour libérer sa boîte de réception. Tu ne veux pas effacer un mail, au cas où tu aurais éventuellement besoin d'une information à l'avenir ? Le bouton archive est fait pour toi. Et si tu te rends compte que tu archives systématiquement un certain type de mail, n'oublie pas les filtres pour le faire automatiquement.

Gère intelligemment ta colonne de gauche

Quand tu auras suivi mes conseils et créé une bonne dizaine de libellés, tu te rendras vite compte que  ta colonne de gauche est devenue un vrai chantier. Tu peux heureusement personnaliser leur affichage dans les paramètres de Gmail, ou les déplacer par simple glisser-déposer dans la colonne de gauche. Commence par exemple par déplacer ceux que tu utilises le moins vers le menu déroulant "x de plus"

Utilise la boîte de réception prioritaire

C'est un conseil que je donne et que je ne suis pourtant pas. J'aime maîtriser moi-même la gestion de mes messages, et m'en sors assez bien avec les filtres et les libellés. Mais la fonction de boîte prioritaire de Gmail peut t'être d'un grand secours si tu ne veux pas prendre de temps à tout configurer. Elle va en effet détecter automatiquement les mails importants en fonction de ceux que tu lis et de ceux auxquels tu réponds.

La vidéo de présentation est assez parlante :

Apprends les raccourcis clavier

Un seul à apprendre pour débuter : Maj + ?, qui va justement t'afficher la liste des raccourcis. Tu pourras tout d'abord vérifier via la fenêtre qui s'affiche qu'ils sont bien activés, et le faire dans le cas contraire.

Tous ne te seront pas forcément utiles, mais quelques uns sont très pratiques, comme k / j pour naviguer entre les messages, c pour écrire un nouveau message...

Et si tu veux devenir un vrai maître ninja de Gmail, Google a pensé à toi !

As-tu d'autres moyens que tu trouves indispensables pour être plus productif dans ta gestion des mails ?