Overdose d'emails ? 8 trucs pour reprendre le contrôle

On est tous pareil, il arrive forcément un moment où l'on se retrouve complètement débordé par la quantité d'information que l'on reçoit par mail.

Même en y consacrant un temps dédié régulièrement, pour jeter sans remords les mails importants inutiles de son patron ses potes un peu lourds, il est parfois difficile de s'en sortir la tête haute, autrement qu'en effaçant tout et en se disant que les expéditeurs renverront leurs mails s'ils étaient vraiment important (remarque que c'est une méthode comme une autre ).

Voici quelques petites astuces et rappels qui peuvent t'aider au quotidien :

Prends le contrôle de ton outil de messagerie

C'est bien beau d'avoir des outils ultra-performants, mais il va falloir apprendre à les maîtriser sur le bout des doigts.

Si tu utilises Gmail, j'y ai consacré un article entier, tu n'as donc aucune excuse. Tu devrais également jeter un oeil aux extensions les plus utiles des Labos, mais aussi aux applications externes.

Pour les autres, il va falloir voir ce que tu peux transposer, apprendre comment filtrer et trier efficacement, où sont cachées les fonctions intéressantes, et quels raccourcis claviers sont utiles.

Ou passer à Gmail, mais je ne voudrais pas faire de pub pour Google gratuitement.

Filtre et trie les messages entrants

Utilise les filtres pour classer automatiquement la plus grande majorité des emails entrants dans des dossiers appropriés.

Lorsque tu consultes ta boîte de réception, ou un des dossiers, tu dois immédiatement décider ce que tu dois faire pour chaque mail : traiter de suite, mettre sur ta to-do list, archiver, supprimer. Il n'y a pas d'autre alternative. Et surtout pas "marquer comme non lu", et te reposer la même question à chaque fois que tu vas ouvrir ta boîte.

Oui, toi, derrière ton écran, je sais bien que tu le fais.  S'il n'y avait qu'une seule chose à retenir de cet article, c'est bien ça : arrête tout de suite de faire ça. Je te jure, c'est une condition essentielle pour sortir la tête de l'eau.

Ne consulte pas ta boîte trop souvent

Tu devrais tout d'abord couper toutes les notifications qui te préviennent qu'un mail vient d'arriver dans ta messagerie, qu'elles soient sonores ou visuelles. C'est terriblement addictif, la curiosité te pousse à aller y jeter un oeil.

Puis prévois des plages de temps pour t'occuper de ça, à intervalle régulier, ou simplement lorsque tu as terminé une tâche importante.

Ne te sens pas non plus obligé de répondre immédiatement à un mail. Dans la plupart des cas, les demandes vraiment urgentes te seront formulées en direct ou par téléphone. Si tu n'as pas le temps, ajoute la tâche dans ta to-do list, et reviens-y plus tard.

Passe moins de temps à écrire

Gérer le flux de messages entrants est une chose, perdre moins de temps à rédiger en est une autre. On le sait tous, le courriel est moins formel que le courrier "officiel", quelques règles d'or en conséquence :

- sois clair : le destinataire a les mêmes difficultés que toi pour gérer sa quantité de mails. S'il ne comprend pas immédiatement ce que tu as voulu dire, la probabilité d'obtenir une réponse est presque nulle.

- sois concis : "Cordialement" remplace parfaitement "Veuillez recevoir, Monsieur, mes sincères salutations". Et ce n'est qu'un exemple.

- sois pertinent : répond au sujet, et ne traite qu'un sujet à la fois. Si tu dois aborder autre chose, écris un second mail.

Et n'oublie pas qu'il est inutile de ré-écrire à chaque fois la même formule de politesse ou le même message de remerciement. L'extension "réponses standardisées" des Labos de Gmail te permet d'enregistrer ces phrases répétitives, ou encore l'extension Quicktext sur Thunderbird.

Garde le contrôle lorsque tu es absent

Vacances, week-end prolongé, semaine de congrès sans possibilité de connexion... peu importe la raison, tu sais très bien que les mails vont s'accumuler pendant ce temps. Pas question de tout gérer à partir de ton smartphone, surtout dans les deux premiers cas.

Les réponses automatiques sont faites pour ça, mais il faut les utiliser de la bonne façon : pas simplement pour prévenir que ton délai de réponse sera allongé, mais plutôt soit pour renvoyer vers quelqu'un d'autre, soit simplement pour prévenir que les mails reçus pendant cette période seront détruits, et demander à l'expéditeur de te les renvoyer à ton retour.

Un peu violent ? Je suis sûr que la plupart auront plutôt envie de faire la même chose lors de leur prochaine absence...

Utilise les fonctions de recherche

Le filtre et le classement dans des dossiers te permet de libérer ta boîte de réception, et de traiter tes mails par thème. Mais ce n'est pas la meilleure façon de trouver un mail en particulier !

Les systèmes de messagerie proposent tous leur outil de recherche, bien plus efficace que la revue de dossiers complets "à la main".

Et n'hésite pas à apprendre à rédiger ta requête directement plutôt qu'à remplir les différents champs de la recherche avancée, tu iras encore plus vite.

Exemple avec gmail : chatons label:blog from:(postmaster@coreight.com) => te donnera directement les mails que je t'ai envoyé, qui parlent de chatons et classés sous le libellés Blog. Génial, non ?

(note : s'il y a vraiment un mail qui correspond à cette requête, retire moi immédiatement de tes contacts et classe-moi en spam ).

Débarrasse-toi du spam une fois pour toute

As-tu vraiment besoin qu'un mail par jour te donne le dernier bon Groupon pour un soin des pieds ? C'est évidemment valable pour la plupart des offres commerciales.

Si tu tiens absolument à ne pas louper ces promotions, fait un filtre dédié que tu pourras consulter de temps en temps, mais qui libérera ta boîte de réception.

Transforme ta boîte mail en outil GTD ultime

Si une grande partie de tes tâches quotidiennes provient de ta boîte mail, il est grand temps de s'organiser !

Tu as de la chance, j'avais déjà abordé le sujet dans un article précédent.

Consacré à Gmail, mais il y sans doute de bonnes idées transposables sur les autres messageries, n'hésite pas à nous faire part de ton expérience !

Bien entendu, chacun à sa propre méthode adapté à son usage, mais toutes les idées sont bonnes à prendre, n'hésite donc pas à partager tes trouvailles dans les commentaires !