4 techniques pour reprendre le contrôle de ta boîte mail

Et voilà, j'ai honte, je suis en train de reperdre le contrôle de ma boîte mail alors que j'avais atteint "l'inbox zero" il y a quelques mois.

Les mails non lus s'accumulent, je commence à recevoir des relances parce que je n'ai pas répondu à certaines demandes... et je n'aime vraiment pas ça.

Je suivais pourtant de très bon conseils.

J'ai du coup cherché de nouvelles techniques pour voir ce qui pourrait m'aider.

En voici quelques unes.

Pour commencer : il n'y a que 4 actions possibles face à un mail

Il ne faut surtout, surtout pas lire un mail d'un oeil distrait, puis passer au suivant sans n'avoir rien fait. C'est typiquement de cette façon que tu perds du temps inutilement.

Donc soit tu ne touches pas à tes mails si tu n'as pas le temps, soit tu les lis, et il n'y a alors que 4 possibilités lorsque tu en as un devant les yeux :

- le supprimer. Si c'est inintéressant, si ça n'appelle pas de réponse, si c'est trop tard, ou si pour n'importe quelle autre raison cela ne mérite pas que tu y accordes plus d'intérêt : pas de quartier, à la poubelle, et voilà ton esprit libéré. Mine de rien, cela doit concerner la majorité de tes mails, j'en suis sûr.

- l'archiver : s'il n'y a pas de réponse à faire, mais si tu veux tout de même conserver les informations qu'il contient pour pouvoir les retrouver, la case archive et faite pour toi. Note que tu peux aussi le déplacer dans un dossier spécialisé selon ton organisation. Tout ça est à considérer cependant selon le taux de remplissage de ta boîte mail, attention à ne pas garder une foule de trucs "au cas où" et finir par manquer de place.

- y répondre tout de suite : si tu peux répondre rapidement à une sollicitation, alors fais-le tout de suite. Il est souvent conseillé de se fixer un intervalle de temps au delà duquel on pourra s'autoriser à reporter la tâche à plus tard. Par exemple si tu penses que la réponse va te prendre plus de 10 minutes, alors tu peux reporter la réponse. Ce qui nous amène au point suivant.

- planifier la réponse dans ta liste de tâche ou ton calendrier. Suite logique du point précédent, pour ne pas consacrer trop de temps à la lecture de tes mails si certaines tâches méritent vraiment de t'y attarder. J'aurai tendance alors à ranger ces mails à traiter dans un dossier spécial, uniquement pour les faire disparaître de la boite de réception.

Et c'est tout.

J'ajouterai cependant en supplément une action possible en parallèle, noter, pour des mails contenant des infos que tu souhaites garder sous la main, et pas seulement dans les archives de tes mails (bloc-note, fichier quelconque, calendrier...)

Certains outils parlent d'une méthode "boomerang" qui consiste à faire disparaître un mail de la boîte de réception pour le faire revenir plus tard. Je pense qu'il vaut mieux éviter. Si tu n'as pas envie d'y répondre tout de suite, il n'y a que peu de chance que tu souhaites le faire plus tard. Et il n'y a aucune raison que tu ne puisses pas le classer dans une des 4 actions décrites ci-dessus.

Ce chapitre d'introduction étant fait, voyons quelques méthodes intéressantes pour s'en sortir.

La technique "Yesterbox"

Une méthode inventée par le CEO de Zappos, que j'ai adapté à ma sauce.

Elle est parfaite pour lutter contre les boîtes mails qui se remplissent bien plus vite qu'elles ne se vident. Celles qui nous donnent l'impression que la tâche est infinie, et que même si on parvient à la vider complètement par un effort quasi surhumain, il ne faudra que quelques jours pour qu'elle déborde à nouveau.

Le nom Yesterbox est une contraction de "Yesterday" et "Inbox" ("hier" et "boîte de réception"), tu vas rapidement comprendre pourquoi :

- chaque jour la liste de mail que tu vas traiter est faite de ceux que tu as reçu la veille. Et c'est tout.

- évidemment, il te faudra réserver une plage horaire suffisamment importante dans ta journée pour t'en occuper. Tu attaques le matin (ou à un autre moment, à voir selon ton organisation) et ton objectif et d'arriver à  vider ta boîte complètement. Le sentiment d'arriver chaque jour à tout traiter est en plus gratifiant, surtout le matin.

- tu NE DOIS PAS te préoccuper de tout ceux qui arrivent dans la journée. Oublie-les. Ils seront de toute façon assignés à ta liste de tâche du lendemain. Ta tâche du jour est de traiter tes mails de la veille, et c'est tout.

- lorsque tu attaques ta boîte, la tentation est toujours grande de chercher les plus faciles à traiter pour s'en occuper en premier. Je conseillerai plutôt de les prendre tout simplement par ordre chronologique, et de t'interdire de passer au suivant sans avoir traité celui en cours.

- tu les traites avec les 4 actions cités dans le paragraphe précédent.

- si tu ne peux vraiment pas t'en occuper une journée, ou si tu pars en vacances... alors prévois le temps nécessaire à ton retour pour réussir à rattraper le retard, et vider ta boîte. Il faut t'obliger à faire ça.

Transforme ta boîte mail en un jeu

The Email Game est un outil amusant pour Gmail, qui va simplement te donner un temps défini pour traiter chaque mail, et te récompenser avec des points (et le sourire d'un gentil smiley) si tu parviens à tenir le rythme.

Je t'en avais déjà brièvement parlé dans un article sur les applications pour Gmail.

Tu fixes le nombre de mail que tu veux traiter par session, et c'est parti pour une course impitoyable.

Sans aller dire que c'est une solution miracle, la gamification permet de faire les choses de manière un peu plus agréable. En l'occurrence c'est surtout le compte-à-rebours et le nombre prédéfini de mails à traiter qui me motive, plus que les points obtenus (il y aurait sans doute à creuser un peu plus de ce côté).

Pour le reste je préfère la plupart du temps traiter mes mails avec l'interface d'origine de Gmail. Je me sers donc plutôt de ce petit jeu pour rattraper mon retard lorsque j'ai un peu laissé dériver ma pauvre boîte (retour de vacances, crise de fainéantise aiguë...)

A noter qu'un outil externe comme Mailstrom permet également de voir l'ensemble de ses mails sous un autre angle pour faire un gros ménage dans sa boîte. Reste à savoir si l'on est prêt à rapatrier toutes ses données sur les serveurs d'une entreprise inconnue.

Utilise toute la puissance des fonctionnalités de Gmail

Je t'ai déjà parlé à plusieurs reprises des différents outils proposés par la messagerie de Google, et certains peuvent être très utile pour gérer un afflux quotidien important de mails.

La méthode "priority inbox"

Un outil accessible dans les Paramètres / Boîte de réception / Type de boîte de réception, qui permet de laisser Gmail apprendre tout seul quels sont les messages qui sont importants pour toi, et de les mettre en valeur pour tu puisses les traiter en priorité.

J'avoue ne jamais l'avoir vraiment utilisé pour ma part, préférant suivre le cours du flux par ordre chronologique, mais cela pourrait peut-être t'intéresser.

Les nouveaux onglets

Je t'ai fait une présentation complète récemment de cette nouvelle organisation de Gmail, qui peut faire un peu doublon avec la boîte de réception prioritaire citée juste au-dessus.

Je l'utilise pour le moment sans être encore pleinement convaincu.

Les filtres et libellés

Sans doute le système le plus performant pour venir à bout d'une boîte mail récalcitrante, pour peu que l'on prenne un peu de temps pour s'organiser. C'est l'un l'un des outils qui a convaincu de nombreux utilisateurs de rejoindre Gmail à ses débuts, mais de nombreux autres services de messagerie utilisent un système similaire aujourd'hui.

Utilise des réponses standardisées

Une façon imparable de gagner du temps dans le traitement de ses mails : ne pas ré-écrire des réponses souvent identiques.

La plupart des services et logiciels de messagerie proposent un outil d'enregistrement de messages tout prêt qui peuvent être insérés en deux clics.

Je trouve ça indispensable pour les formules de politesses, et pour certaines réponses types (demande de précision, refus d'une offre...)

Pour Gmail, il faudra aller activer la fonction dans les Paramètres / Labos. Sur Thunderbird j'utilise un module complémentaire qui s'appelle Quicktext.

Voilà, j'espère que ces quelques idées te seront utiles. N'hésite pas à nous livrer tes meilleures astuces !