Désolé, mais tes mails sont vraiment moisis. Quelques idées pour les améliorer

Tu en envoies probablement tous les jours ou presque, et pourtant... combien de tes mails n'obtiennent jamais de réponses ? Ou une réponse qui ne répond pas vraiment à tes questions ? Ou pas en totalité ?

Combien de temps passes-tu à les écrire ? Combien d'incompréhension ?

Je vais te dire pourquoi : ils sont sans doute comme beaucoup de ceux que tu reçois... vraiment moisis.

Face à la consternation provoquée par le spectacle de ma boîte mail, je me suis dit qu'il était temps de faire un peu le point.

Première question : dois-tu vraiment envoyer un mail ?

Bah oui, c'est tellement facile de cliquer sur Envoyer qu'on en oublie parfois d'utiliser l'éponge qui nous sert de cerveau.

Soyons clair : les messages qui nécessitent une explication détaillée seraient sans doute plus faciles à faire passer par une conversation téléphonique ou de vive voix.

Les messages "officiels" et réellement important nécessitent peut-être en revanche un joli courrier (quoi que ce point soit de plus en plus discutable pour moi).

De la même façon, les réponses ayant pour seul contenu "Merci" ou "A bientôt" sont à proscrire sous peine d'être condamné à recopier à la main le contenu de l'ensemble de tes mails envoyés depuis les 5 dernières années.  Ce n'est pas de la politesse, c'est de l'inutilité.

Un titre clair et précis

Qu'est ce que ça peut m'énerver, ces mails que l'on est obligé d'ouvrir pour savoir de quoi ils parlent, et qui resteront un mystère à chaque fois que nos yeux tomberont dessus dans notre boîte de réception. J'ai souvent envie de les jeter directement sans même prendre la peine de les lire.

Un titre, c'est comme pour un article ou un livre : s'il n'accroche pas, personne n'a envie d'en savoir plus.

Il devra en plus être assez court, car selon le logiciel ou le service utilisé par ton destinataire, il est possible qu'il ne s'affiche pas en entier.

Il est toujours possible d'ajouter une mention comme "Urgent" ou "Important", mais que si c'est vraiment nécessaire ! (tu connais l'histoire du garçon qui criait au loup ?)

Un seul sujet par mail

Tu peux être certain que 80% de tes demandes resteront sans réponse si elles sont perdues au milieu d'une multitude.

Cette statistique n'est pas officielle, je viens de l'inventer.  Mais tu comprends le principe.

D'ailleurs, si tu n'arrives pas à résumer le contenu de ton mail dans le titre, c'est sans doute qu'il comporte un peu trop de chose.

Et si tu repenses juste avant d'appuyer sur Envoyer que tu devais demander à Jean-Louis de te rendre le trombone que tu lui avais prêté il y a deux mois ; écris-lui un autre mail. Ou va plutôt consulter un médecin dans ce cas précis.

Sois bref et concis

Les longs mails ne seront pas lu en entier. Ils seront tout au plus scannés rapidement.

Il faut donc aller droit au but et ne pas faire trois longues phrases là où une seule courte aurait suffit.

Y compris les formules de politesse. Le mail est beaucoup moins formel que le courrier. Cela n'empêche pourtant pas d'être poli et respectueux : Bien à vous, Cordialement, Bien sincèrement,... remplacent à merveilles, Veuillez avoir l'obligeance et la bonté suprême d'agréer, ma Très Chère Madame, l'expression de mes profondes salutations respectueuses et cordiales.

La liste à puce peut être d'un grand secours si tu as besoin d'énumérer quelque chose, voire la liste numérotée.

Et bien sûr, faire court ne veut pas dire négliger la langue française. On s'applique, on se relit, on corrige les fautes (dit celui qui laisse traîner des fautes partout dans ses articles) Et on oublie bien sûr le langage SMS, même si on écrit depuis un mobile !

Tiens d'ailleurs en parlant de mobile, le prochain qui m'écrit avec la mention "Envoyé depuis mon Bi-Bop" sera banni à vie de mes contacts. Tout le monde se fout que tu écris avec un smartphone à 700 €.

Écris clairement ce que tu veux... en début de mail

Si tu commences par un discours de plusieurs lignes avant de dire que tu aimerais organiser un rendez-vous, il y a de fortes chances de perdre du monde en route.

Ce que j'aime voir : une courte phrase dès le début qui va droit au but (demande de rendez-vous, de conférence...), puis des explications après si besoin.

Si tu as bien suivi le début de l'article, le titre t'aidera bien en principe, en précisant déjà ta requête.

Et pourquoi pas donner clairement un délai de réponse si nécessaire ? Cela précisera utilement à ton destinataire s'il doit se presser ou pas, et te permettra de le relancer sans problème une fois le délai dépassé. Il ne faut sans doute pas en abuser, mais je trouve ce réflexe plutôt utile.

Met en valeur les choses importantes

Le lieu et la date d'une réunion, l'action à faire pour le destinataire... sont les choses qui doivent sauter aux yeux lors de la lecture, et surtout qui doivent se retrouver en un clin d'oeil lors d'une consultation ultérieure (mais quelle plaie que de devoir relire tout le contenu d'un mail quand on a oublié de noter l'horaire exacte d'un rendez-vous sur son agenda !)

Attention, je n'ai pas dit de remplir tes courriels de gif animés et de texte clignotant. Un peu de gras, une police un peu plus grande, on reste dans la sobriété, hein. Sauf bien sûr si tu veux vraiment créer un effet particulier.

Et aussi... PAS DE MAJUSCULES A OUTRANCE !! Écrire en majuscule équivaut à crier au lieu de parler, donc doucement hein.

Maîtrise tes pièces jointes

Les pièces jointes, c'est bien, à condition là aussi de les utiliser correctement.

Déjà au niveau du poids, attention aux fichiers de plusieurs Mo qui vont pourrir les boîtes de réception. Plus aucune excuse aujourd'hui avec tous les outils de stockage en ligne qui te permettent de partager n'importe quoi. Gmail te propose même d'intégrer directement Drive depuis quelque temps.

Attention bien sûr également aux formats de fichiers : on a par exemple tous connu la galère des fichiers Word au format docx au lieu de doc. Le PDF est pratique pour les documents qui n'appellent pas à être modifié.

Et si tes pièces jointes sont nombreuses, un petit dossier zippé permettra de les gérer et les télécharger plus facilement.

Utilise intelligemment les fonctions Copie et Copie cachée

Un petit rappel ?

- le champ Pour ou A désigne le ou les destinataires.
- le champ Copie carbone à ou Cc désigne une ou plusieurs personnes à qui tu veux transmettre l'information, sans qu'elle(s) soient le(s) destinataire(s) principale(s).
- le champ Copie carbone invisible ou Cci permet de masquer l'adresse mail aux yeux des autres destinataires.

Attention lors des envois en nombre ! Beaucoup d'internautes n'aiment pas que leur adresse mail soit transmise à tout le monde, le champ Copie Cachée est obligatoire dans l'immense majorité des cas.

Idem lorsque tu transfère un mail : as-tu bien l'autorisation de l'auteur de le faire ?

Voilà pour ces petits trucs qui me passent par la tête, n'hésite pas à compléter en commentaire. Et avoue que tu t'es un peu reconnu là, non ?