Les meilleures astuces pour Google Agenda

L'agenda de Google fait partie des services web que j'utilise le plus au quotidien, transformant presque en plaisir la gestion de mon emploi du temps (remarque que je dois être un peu dingue).

Il y a pas mal d'astuces que j'utilise au quotidien pour améliorer son utilisation, voici donc comment décupler ta productivité !

Utilise les raccourcis claviers

Ils sont assez nombreux, tu pourras trouver la liste complète sur cette page, mais aussi faire apparaître une boîte de dialogue rapide au-dessus de ton agenda grâce au raccourci Maj+/ (Google indique pourtant qu'il faut faire ? ou Ctrl+?, mais ça ne marche pas chez moi)

En résumé :

- Navigation : k et j pour naviguer entre les dates (ou n et p comme next et previous), r pour rafraîchir le calendrier, t (comme today) pour revenir à la date du jour.

- Vues : 1,2,3,4,5 pour passer respectivement à la vue Jour, Semaine, Mois, 4 jours, Planning (ou d, w, m, x, a comme day, week, month, custom ou agenda).

- Actions : c pour créer un événement, e pour voir son détail, Suppr. ou Retour pour l'effacer. Et le classique Ctrl+z fonctionne aussi pour annuler la dernière action lorsque c'est possible.

- Autres fonctions : / pour basculer dans le champ de recherche, + pour ajouter rapidement un nouvel agenda, s (comme settings) pour accéder aux paramètres, et le classique Ctrl+p pour imprimer.

(Remarque : la documentation fait référence à un menu Quick Add, malheureusement pas disponible sur la version française de l'interface).

Active les meilleures fonctionnalités des Labos de GMail

Tu as de la chance, j'ai déjà fait un article complet sur le sujet, à relire !

Au programme de nombreuses extensions bien pratiques, permettant par exemple d'aller facilement à une date, d'afficher une vue "année"...

Utilise une vue personnalisée

Google te propose par défaut une vue "4 jours", mais tu peux la modifier dans les paramètres à la rubrique "Vue personnalisée". Tu as le choix entre 2 à 7 jours et 2 à 4 semaines (on aimerait avoir une totale liberté sur ce paramètre, mais ce n'est pas encore possible).

Tu peux également déterminer quelle vue par défaut s'ouvre à l'ouverture de ton agenda, toujours dans les paramètres, à la rubrique "Vue par défaut".

Une autre astuce bien pratique : le mini-agenda en haut de la colonne de gauche te permet d'afficher rapidement une vue, simplement en cliquant sur une date et en faisant glisser le curseur sur une autre.

Personnalise l'affichage

Les paramètres te permettent d'afficher ton Google Agenda à ton goût. Il est possible par exemple :

- d'ajouter un ou plusieurs fuseaux horaires.
- de modifier le format de date et d'heure.
- de choisir une durée d'événement par défaut.
- de ne pas afficher les week-end.
- d'ajouter les prévisions météo à ton agenda.

Ajouter les jours fériés, et autres événements intéressants

Inutile d'ajouter tous ces événements à la main dans ton agenda !

Va dans les paramètres (avec le raccourci clavier dédié bien sûr, que tu connais à présent ! ), sous l'onglet Agendas, tu trouveras un lien intitulé Parcourir les agendas intéressants.

Tu peux alors ajouter les agendas que tu veux en un clic sur S'inscrire. Tu trouveras par exemple :

- les jours fériés de nombreux pays,
- les calendriers sportifs : retrouve par exemple le calendrier complet des matchs de ton club préféré de Ligue 1 directement sur ton agenda !
- les anniversaires et événements que tu as renseigné dans tes contacts (très pratique pour n'oublier personne !)
- les horaires de lever et coucher du soleil, ou encore les phases de la lune,
- les numéros de jour ou de semaine.

Ajoute une liste de tâche

Tu utilises peut-être un autre service de gestion des tâches, mais il faut avouer que l'avoir à disposition directement au sein de son agenda est vraiment pratique.

Si cette fonction n'est pas  visible par défaut, elle est très facile à activer : dans la colonne de gauche dans la rubrique "Mes agendas", il te suffit de cocher la case "Tâches".

Elles apparaîtront alors dans une nouvelle colonne à droite.

Tu peux assigner une date limite à une tâche, ce qui la fait alors s'afficher dans ton agenda. Il est également possible de gérer plusieurs listes, et de les imbriquer en sous-tâches.

Un outil simple mais finalement assez complet. Il faut savoir également que des services de gestion de tâches plus complets permettent une intégration à Google Agenda, exemple avec Remember The Milk.

Reçois ton planning par mail tous les jours

Si ton planning est bien chargé et que tu es un utilisateur chevronné de ta boîte mail, tu peux choisir de recevoir chaque jour un mail de résumé de ton planning du jour.

Il te suffit d'aller dans les paramètres, onglet Agendas, puis de cliquer sur le lien "Notifications" de l'agenda souhaité.

Si par défaut chaque agenda est réglé pour t'envoyer un mail en cas d'interaction avec un autre utilisateur, tu peux également choisir de recevoir ton planning quotidien. L'horaire est fixé à 5 heures du matin (heure locale), il est juste dommage que ce paramètre ne puisse pas être personnalisé.

Encore plus fort : les Labos de Gmail te permettent d'ajouter un petit gadget Agenda dans ta colonne de gauche.

Utilise la recherche avancée

Tu sais à présent que le raccourci / te permet d'accéder directement au champ de recherche sans souris. C'est un bon début.

Sache à présent que la recherche avancée, accessible grâce au lien "afficher les options de recherche" à droite du bouton loupe, te permet de préciser l'objet, les participants éventuels, le lieu, d'exclure un mot ou expression, l'agenda concerné et / ou les dates de début et de fin.

Si avec ça tu ne retrouves toujours pas tes petits, je ne peux plus rien pour toi.

Consulte ton agenda hors-ligne

Google dans son infinie bonté à prévu de te laisser l'accès à ton agenda même lorsque tu es déconnecté du monde des vivants internautes.

C'est uniquement pour le consulter, et ça prend seulement la forme d'une extension pour Chrome, mais ça peut dépanner au cas où.

Partage facilement ton agenda

J'avais également fais une petite note sur le sujet, c'est par ici !

Si tu as d'autres astuces utiles, n'hésite pas à les partager !