En faire plus avec Microsoft Office grâce à des compléments et applications

Malgré son prix et sa licence propriétaire, Microsoft Office reste la suite bureautique la plus connue dans le monde, et sans doute la plus utilisée, notamment dans le monde des entreprises et des administrations.

J'essaye pour ma part d'utiliser des solutions libres comme Libre Office, et je suis assez fan des solutions en ligne comme Google Drive, mais j'avoue avoir vraiment du mal à me passer du duo Word - Excel à titre professionnel. Ce n'est qu'une question d'habitude d'utilisation, mais je suis beaucoup plus productif avec ces outils que je maîtrise plutôt bien.

Comme je me doute que beaucoup d'entre vous sont aussi concernés, je voulais vous présenter aujourd'hui quelques idées pour en faire encore plus avec ces outils.

Car tout le monde ne le sait pas, mais Microsoft Office permet d'installer un tas d'add-ins ou extensions, nommés compléments en français (histoire de ne pas faire comme tout le monde).

Depuis Office 2013 sont également apparues des Applications, un peu plus connectées au web que les compléments, et qui ne fonctionneront qu'avec Office 2013. Les compléments fonctionnent en revanche autant sur Office 2013 que sur les versions antérieures. Mais j'ai de toute façon précisé pour chaque exemple les versions compatibles.

Je me suis surtout attaché ici aux outils de bureautique, et j'ai volontairement laissé de côté Outlook qui est peut-être un peu moins utilisé, et qui mériterait presque un article dédié.

Et je me suis concentré sur des applications gratuites, même si certaines proposent des fonctions supplémentaires payantes.

Attention si tu décides d'installer beaucoup de choses, ne surcharge pas pour autant tes logiciels de la suite Office, car leur temps de démarrage pourrait sensiblement augmenter.

Cette précaution étant prise, voici quelques trucs qui devraient t'intéresser.

Ajoute des onglets pour tes documents

Complément pour Office 2003, 2007 et 2010 (version payante pour 2013)

Gratuit pour Word, Excel et PowerPoint, version payante pour Access, Publisher, Project, Visio (35$).

On attaque très fort avec ce complément qui va vite te paraître indispensable. Tu en as rêvé, des développeurs l'ont fait, voici la possibilité de naviguer entre plusieurs documents par l'intermédiaire du système d'onglets dont tu es si friand pour surfer sur le web.

Recherche les commandes de tes outils préférés

Complément pour Office 2007 et ultérieur, gratuit

L'arrivée sur la version 2007 de l'interface "ruban" a quelque peu chamboulé les petites habitudes des utilisateurs de Microsoft Office. Je trouve pour ma part cette solution très intuitive et me suis rapidement adapté, mais certains utilisateurs ont parfois du mal à retrouver les fonctions dont ils ont besoin.

L'application Search Commands ajoute un onglet dans le ruban permettant de taper le nom de la fonction recherchée, et d'obtenir directement les raccourcis correspondant. 

Seul bémol, peut-être de taille pour certains, la recherche ne peut se faire qu'en anglais, il te faudra donc traduire ce que tu souhaites faire (ex : taper Landscape te permettra de trouver rapidement le bouton pour basculer ta page Word au format paysage).

Ajoute des fonctions utiles sur Excel

excel utilities pour la plupart des versions d'Excel, gratuit

asap utilities gratuit pour une utilisation personnelle et les étudiants, 49$ autrement.

Le célèbre tableur Microsoft Excel a beau être plutôt bien fourni en fonctionnalités, cela ne semble pas suffisant pour certains développeurs qui ont décidé de lui en ajouter encore quelques unes.

Excel utilities permet ainsi d'ajouter un onglet dans le ruban (à partir d'Office 2007) donnant accès à quelques raccourcis pour des fonctionnalités usuelles comme masquer / faire apparaître des feuilles ou des colonnes, protéger une feuille...

Asap utilities quant à lui va encore plus loin, offrant pas moins de 300 fonctionnalités bien rangées, là aussi dans un nouvel onglet.

Des outils à voir si tu fais partie des "power-users" d'Excel.

Améliore tes présentations powerpoint

VisualBee : complément pour Office 2007 et ultérieurs, gratuit mais avec un logo du site sur tes présentations, à partir de 39.90$ par an sans le logo.

Que celui qui ne s'est jamais endormi devant la présentation ennuyeuse à mourir d'un collègue me jette la première pierre.

S'il existe un tas d'applications alternatives, tu ne souhaites peut-être pas trop t'éloigner de l'outil de prédilection de ton entreprise.

Il est bien heureusement possible de le "tuner" un peu. Première idée, VisualBee qui permet de créer automatiquement des templates pour des diapos, de puiser parmi les multiples thèmes et images en stock, de gérer finement les animations et transitions. Seul bémol, un logo de l'outil présent sur toutes les diapos dans la version gratuite, qui pourra en refroidir plus d'un.

(remarque : j'ai eu un beau Blue Screen of Death lors de la première installation sans pouvoir t'assurer que cela soit lié au service, puis je n'ai pas réussi à le faire démarrer correctement. N'hésite pas à nous dire si tout marche normalement chez toi si tu l'essayes)

Il existe cependant d'autres outils permettant d'améliorer un peu la qualité de tes présentations.

pptPlex est par exemple assez génial (Office 2007 et ultérieurs). Il ajoute un onglet dans le ruban qui te permet de réorganiser tes diapositives par sections, et de les faire circuler en zoomant / dézoomant dessus pour rendre la présentation plus interactive. Difficile à expliquer, le mieux est sans doute de regarder cette vidéo.

(n.b : nécessite l'installation de cet autre complément pour fonctionner, qui au passage permet d'enregistrer les documents aux formats XPS et PDF)

Tu en veux encore plus ? Voici de quoi créer des mockups, et des timelines, ou encore ajouter des pages web dynamiques.

Fais des recherches sur le web sans changer de fenêtre

Application pour Office 2013, pour Word, Excel, PowerPoint, Project

Cette application permet simplement de faire apparaître une colonne dans l'interface de tes outils de travail pour faire une recherche sur... Google. Hé oui, pas sur Bing, c'est assez étonnant (et peut-être dommage).

Si tu as du mal à te passer du web lorsque tu travailles, c'est peut-être une bonne idée pour gagner un peu de temps et de confort d'utilisation.

Note que tu peux faire des recherches classiques ou des recherches d'images. Pratique pour illustrer tes documents en quelques clics.

Enregistrer directement en PDF

Complément pour Office 2007 (les versions ultérieures proposent nativement cette fonctionnalité)

La création de fichiers PDF est souvent bien utile, et j'ai pour ma part la plupart du temps recours à des applications dédiées (PDFCreator est mon favori)

Microsoft a cependant eu la bonne idée d'intégrer cette fonctionnalité au sein de sa suite Office à partir de la version 2010.

Il existe également un complément pour ajouter cela sur la version 2007.

Insérer des cartes dans Excel

Bing Maps, application pour Office 2013

Voici un outil intéressant, certes pour un usage spécifique, mais qui peut s'avérer très pratique : Bing Maps propose de faire apparaître des données graphiques issu de ton tableur préféré sur une jolie carte fournie par Bing.

C'est tout, mais cela peut te rendre de fiers services.

Reste concentré lorsque tu écris

Writespace, complément pour Office 2007 et ultérieurs.

Difficile de rester concentré devant l'écran de son PC lorsque l'on doit écrire, même l'interface d'un simple traitement de texte peut parfois devenir une source de distraction si l'on commence à mettre en forme sa prose, à fouiller dans les menus...

Writespace permet de s'affranchir de tout ça en affichant simplement son texte à l'écran, et c'est tout. Le correcteur orthographique reste fonctionnel, ainsi que la possibilité de zoomer pour afficher le texte plus gros, mais c'est tout.

L'affichage par défaut utilise une police verte sur fond noir qui ravira les fans de Matrix, pour les autres cela est bien heureusement réglable dans les paramètres.

Ajoute une liste de tâches dans Word

Application pour Word 2013

Je ne reviendrais pas sur l'intérêt d'utiliser une liste de tâches, ni sur les différentes applications disponibles pour remplir cette fonction.

Mais après tout, si tu es amené à utiliser très souvent Word, pourquoi ne pas intégrer directement un outil dédié à l'intérieur ?

C'est ce que propose cette application, qui pourra par exemple te permettre de prévoir les différentes étapes du projet que tu es en train de rédiger, les choses à ne pas oublier dans ton compte-rendu...

A toi de voir les usages qui pourraient t'être utiles.

J'espère que tu auras trouvé ton bonheur parmi ces quelques exemples, les extensions et applications pour Office sont très nombreuses, alors n'hésite pas à nous faire part de tes découvertes !