10 trucs malins cachés dans Gmail

Gmail est un outil de messagerie formidable, je t'ai déjà donné plusieurs trucs par le passé, mais voici quelques idées d'utilisations peu connues ou "détournées" du service pour en faire encore plus.

Stocke des fichiers

Les services de stockage en ligne ont le vent en poupe, Google s'est d'ailleurs récemment lancé sur le marché avec son nouveau Drive intégré à l'ancien Google Docs.

Ceci étant, si tu es un utilisateur occasionnel de ce genre d'outil, ou si tu es simplement un gros utilisateur de Gmail, tu peux parfaitement utiliser ta messagerie préférée pour conserver tes fichiers dans le Cloud. Il te suffit de créer un nouveau message, d'y attacher ta pièce jointe, et d'enregistrer simplement ce mail comme un brouillon au lieu de l'envoyer.

Cerise sur le gâteau : il te suffit de donner un titre explicite à ces brouillons, et pourquoi pas de leur affecter des libellés, pour pouvoir profiter de toute la puissance de la recherche intégrée à Gmail pour retrouver tes fichiers (exemple : in:draft label:ton_libellé).

Surveille les adresses IP qui se connectent à ton compte

Tout en bas à droite, le lien Détails te permet d'accéder à un tableau recensant les dernières connexions à ton compte avec le type d'accès (navigateur, mobile...), l'adresse IP, et l'heure précise de la connexion.

Tu peux aussi demander à être alerté en cas d'activité inhabituelle.

Élimine la mise en forme inutile de tes mails

Le copié-collé, c'est très pratique pour éviter de retaper un texte que tu as déjà sous la main.

L'ennui, c'est que la mise en forme est bien souvent transférée en même temps. Une solution peut être de faire passer le texte par un intermédiaire de type Notepad. Mais Gmail possède un outil fait pour ça, tu es peut-être passé à côté sans le voir... et oui, c'est le petit T avec la croix à sa droite.

Apprends à restaurer tes contacts en cas de problème

Une mauvaise manipulation peut toujours arriver, et te voilà avec un contact important introuvable, ou pire, tout ton carnet d'adresse. Heureusement, Gmail effectue des sauvegardes régulières de ton carnet d'adresse. Ouf.

Pour le restaurer, va dans ta liste de contact, tout en haut le menu déroulant "Plus" te propose l'option "Restaurer les contacts". Tu as le choix entre 10 minutes, 1 heure, la veille, une semaine avant, ou une période personnalisée pouvant remonter jusqu'à un mois.

Gagne de la place en supprimant tes plus gros mails

Gmail offre un espace de stockage de mails impressionnants, mais si tu es un vrai power-user du service, il est possible que tu arrives au bout de l'espace disponible.

Deux solutions lorsque ce jour maudit sera venu : acheter de l'espace supplémentaire (bof), ou faire un peu de tri (re-bof).

Pour cette dernière solution, le top serait de pouvoir trier tes mails par taille, et ainsi d'être hyper-efficace dans cette opération de nettoyage. Il y a de forte chance que quelques pièces jointes volumineuses soient responsables d'une grande partie de ta consommation d'espace.

Sauf que Gmail ne permet pas ce tri par défaut... mais il y a des solutions bien entendu !

Tu peux utiliser un service comme Find Big Mail, ou encore une solution utilisant Google Drive, dont voici l'explication en anglais. Je peux te faire une petite transcription si nécessaire, n'hésite pas à me demander.

Configure correctement ton iPhone ou iPad

J'espère que tu l'as déjà fait si tu es utilisateur à la fois de Gmail et d'appareils sous iOS, mais au cas où : il n'est pas nécessaire de synchroniser ton appareil avec un ordinateur pour avoir les mises à jour de tes contacts, agendas et mails (heureusement !)

Il suffit de configurer correctement Google Sync. Je ne rentrerai pas dans les détails, cette page dédiée de Google explique tout en détail.

Accède à Gmail même quand il est indisponible

C'est relativement rare, mais cela peut être très ennuyeux lorsque cela arrive.

Il y a plusieurs solutions possibles pour accéder à Gmail lorsque le service est down, qui ne fonctionneront pas forcément toute à chaque fois, voici quelques idées à mettre en favoris (ou cet article, encore mieux ) :

- la version Plain HTML de Gmail.
- la version sans les Labos.
- la version mobile.
- le gadget dédié sur iGoogle si tu es un utilisateur de ce service de page d'accueil.
- l'extension Gmail hors connexion pour Google Chrome.
- si tu utilises un logiciel de messagerie type Thunderbird ou Outlook, il est possible que cela continue à fonctionner, et tu auras de toute façon toujours accès aux mails déjà téléchargés.

Définis Gmail comme messagerie par défaut

Pour qu'un clic sur une adresse mail te dirige tout droit sur ta boîte Gmail, au lieu d'ouvrir un logiciel que tu n'utilises pas (type Outlook, Thunderbird...), voici la solution pour Chrome et Firefox :

Pour Chrome : normalement la question t'a été posé la première fois que tu as cliqué sur une adresse mail, mais au cas où, il te suffit de taper l'adresse : chrome://settings/handlers et de choisir Gmail.

Pour Firefox, cela se passe dans Préférences > Applications

Fais revenir tes mails plus tard si tu n'as pas le temps

Plutôt que de laisser ta boîte mail se remplir inexorablement alors que tu n'as pas le temps de t'en occuper, pourquoi ne pas programmer le renvoi de certains mails ?

Un service comme Boomerang Gmail est fait pour ça, mais tu peux également essayer avec ce script si tu n'as pas peur de bidouiller un peu.

Voilà pour ces quelques fonctions méconnues mais qui peuvent améliorer ton utilisation de Gmail.

Et sinon, n'oublie pas de jeter un oeil aux meilleures fonctions des Labos, et à ces quelques applications pour en faire plus.

Mais aussi ces quelques rappels des conseils de base à maîtriser, ces astuces avec la nouvelle interface lancée fin 2011, sans oublier ces conseils pour reprendre le contrôle de ta boîte mail qui déborde, ainsi qu'une méthode pour transformer Gmail en outil GTD ultime.

Si avec tout ça tu ne deviens pas un ninja de Gmail !