Transforme Gmail en outil GTD ultime

Tu as remarqué que la recherche de productivité me préoccupe pas mal en ce moment : faire autant ou plus de choses dans le même laps de temps, aller plus vite.

L'amélioration des outils que l'on utilise au quotidien est déjà un bon début, je t'ai déjà parlé de Google Agenda, et de Gmail plusieurs fois.

Je te propose aujourd'hui d'aller encore plus loin avec Gmail, en le transformant en outil de productivité ultime, selon la méthode Getting Things Done (GTD pour les intimes). Si cela ne te dit rien, tu peux jeter un oeil par ici ou encore mieux lire le livre de David Allen.

En résumé c'est une méthode de gestion des priorités quotidiennes, afin d'être plus efficace. Il s'agit de classer les tâches par priorité pour se concentrer à fond sur celles à réaliser immédiatement, et ne pas se laisser polluer par les autres qui sont volontairement laissées temporairement de côté.

Ta messagerie Gmail regorge de choses à faire, à voir, à lire, et tu ne sais plus comment faire pour tout traiter sans y passer trop de temps ? Voici une méthode :

Paramètre Gmail

Nous allons utiliser deux fonctionnalités de Gmail : les icônes de suivi personnalisées et les boîtes de réception multiples.

Icônes de suivi personnalisées

Direction les paramètres, onglet Général, à la rubrique dédiée. Sélectionne le préréglage "toutes les étoiles" puis trie-les par simple glissé-déposé. Tu n'es pas obligé de les utiliser toutes, tu peux les classer comme tu le souhaites, mais voici une méthode efficace. Les indications entre parenthèse te seront utiles pour la suite.

• Exclamation rouge : Besoin d'action immédiate (has:red-bang)
• Exclamation jaune : Besoin d'action à planifier (has:yellow-bang)
• Étoile rouge : Planifié dans le calendrier (has:red-star)
• Flèches orange : Délégué (has:orange-guillemet)
• Interrogation violette : Besoin d'un suivi plus approfondi ou de recherches (has:purple-question)
• Étoile violette : A voir plus tard (has:purple-star)
• Check vert : Fait (has:green-check)
• Étoile verte : Archive (has:green-star)
• Info bleu : A lire (has:blue-info)

Boîtes de réception multiples

Active d'abord cette option dans les labos de Gmail, puis rends-toi dans l'onglet dédié. Tu vas pouvoir choisir 5 boîtes visibles sur ta page d'accueil, en plus de ta boîte de réception classique. C'est dans les champs "Demande de recherche" que tu vas entrer les requêtes citées dans le paragraphe précédent (ex : has:red-bang). A toi de voir ce que tu souhaites avoir constamment sous les yeux. Les deux premiers sont indispensables, après libre à toi.

Trie tes messages

Dans ta boîte de réception, clique sur la petite étoile à gauche des messages pour faire défiler les icônes jusqu'à celle que tu souhaites associer.

Les messages apparaîtront comme par magie dans la boîte de réception dédiée ! Beaucoup plus facile alors de s'y retrouver, et de traiter les tâches par ordre de priorité.

Complète le classement grâce aux libellés

Une bonne idée de classement : par contexte, projet, personne ou groupe ressource. Exemple :

Contexte : C/ Maison, C/ Appels, C/ Pub, C/ Privé, C/ Voyage...

Projet : P/ Blog, P/ Boutique en ligne...

Ressource : R/ Bob Leponge, R/ Tom Sawyer, R/ Graphistes...

Cette méthode va te permettre de te faciliter grandement la recherche.

Sauvegarde tes recherches les plus courantes

Tu peux pour cela activer l'option "Liens rapides" dans les Labos. Fais une recherche, et clique simplement sur "Ajouter un lien rapide" dans la colonne de gauche pour créer un raccourci bien pratique.

Pour info il existe également des plugin pour navigateur dédiés à la méthode GTD, comme Active Inbox. L'inconvénient est qu'il n'est disponible que pour Firefox et Chrome, et que tu ne pourras y accéder que sur les postes où tu l'as installé. L'intérêt de la méthode ci-dessus est qu'elle te suivra partout !

Qu'en penses-tu ? D'autres méthodes efficaces ?