Les outils indispensables du freelance connecté

Suite aujourd'hui d'une série débutée il y a fort longtemps (janvier 2013), destinée à faire le tour des outils que je trouve indispensable à l'internaute d'aujourd'hui.

Pour mémoire, voici les 3 premiers épisodes :

-  Les outils indispensables du connecté moderne,

-  Les outils indispensables du connecté moderne - level 2,

-  Les outils indispensables du connecté moderne, level 3 : le blogueur.

Cette série ayant démarré en janvier 2013, les outils que j'utilise exactement aujourd'hui ont pu légèrement évoluer, mais cela me semble globalement toujours assez conforme à ma pratique.

Puisque cela fait maintenant presque 8 mois que je travaille à mon compte, j'ai eu l'idée de faire un point sur tous les outils que j'utilise à titre professionnel, qui je pense devrait faire partie de la panoplie de la plupart des travailleurs indépendants.

J'ai essayé cependant de ne pas rester fixé uniquement sur mon propre secteur d'activité - le web - histoire que cela puisse être profitable au plus grand nombre. Exit donc les éditeurs de texte, IDE et autres logiciels FTP (si j'ai perdu du monde avec cette dernière phrase c'est que j'ai pris la bonne décision :-D

J'ai essayé également de penser à la plupart des cas de figures dans l'organisation des freelances, qui peuvent travailler selon les cas autant de chez eux qu'à l'extérieur ou en déplacement.

Mais bien évidemment, j'invite tous les concernés à partager leur propre expérience en commentaire.

Côté matériel

Un PC fixe

photo flickr / David Gray

Beaucoup le délaisse aujourd'hui au profit de sa version mobile, je reste persuadé pour ma part que le PC fixe présente de nombreux avantages, et je vois son petit frère portable plutôt comme un outil complémentaire.

Tous les freelances qui passent une partie non-négligeable de leur activité à un poste fixe, que ce soit chez eux ou dans un bureau, ont intérêt à mon sens à ne pas oublier la bonne vieille tour.

Je suis d'ailleurs adepte des solutions à deux écrans, voire trois, qui pour le coup sont quasiment indispensables pour mon activité de développeur.

Je vois également l'achat d'un PC fixe comme un investissement à long terme, car si l'on prend le temps de choisir du matériel de qualité dès le départ, il pourra vivre pendant de longues années, en remplaçant simplement les pièces obsolètes le moment venu.

J'insiste aussi sur la qualité des périphériques avec lesquels nous interagissons le plus : le ou les écrans (mon petit guide ici), mais aussi le duo clavier - souris.

Ne pas oublier également, outre la nécessité d'avoir une machine suffisamment puissante et réactive pour son usage, l'importance du silence de fonctionnement, surtout si l'on passe plusieurs heures par jour à côté de sa machine.

Un PC portable

photo pixabay

C'est pour moi l'outil complémentaire idéal du PC fixe, celui que j'emporte partout pour travailler en déplacement et chez mes clients. Je préfère d'ailleurs toujours utiliser mon propre PC portable que d'emprunter le fixe d'un client. Peut-être parce que je suis exigeant et que j'aime bien avoir ma machine personnalisée aux petits oignons ;-)

Je l'utilise également très régulièrement à la maison, car cela fait du bien de temps en temps de quitter le bureau pour s'installer autre part, sur la table du salon voire sur la terrasse lorsqu'il fait beau. Un des avantages non négligeable d'être son propre patron dont il serait dommage de ne pas profiter.

Je me suis penché récemment sur l'intérêt des gammes professionnelles des PC portables, qui peuvent apporter un plus surtout pour un usage intensif.

Il n'est cependant pas nécessaire à mon sens de se suréquiper si l'utilisation ne reste qu'occasionnelle. Tout dépend de la façon de travailler de chacun.

Un NAS (ou tout autre solution de sauvegarde efficace)

photo flickr / Keith Williamson

On n'insiste jamais assez sur l'importance de la sauvegarde des ses données, cela a encore plus de sens pour les professionnels qui ne peuvent pas se permettre de perdre de précieux fichiers.

J'ai justement fait un point sur le sujet il y a quelques mois, en faisant le tour des différentes solutions disponibles et en essayant d'imaginer les différentes stratégies de sauvegardes possibles selon sa configuration.

J'ai pour ma part opté récemment pour l'achat d'un NAS avec 2 disques durs, un investissement qui me semble raisonnable au vu des services rendus.

Car outre la sauvegarde, ces petits serveurs personnels permettent également de partager facilement ses fichiers entre plusieurs machines, voire d'y accéder à distance si nécessaire.

Quelques périphériques utiles

photo flickr / Luke Jones

Les périphériques pour ordinateurs utiles au freelance peuvent être variés selon l'activité exercée, mais on peut retrouver dans la plupart des configurations :

- une imprimante multifonction faisant à la fois office d'imprimante, de scanner, et si possible de photocopieuse même le PC éteint. Attention au budget encre, selon son utilisation il peut être opportun d'investir dans une imprimante laser.

- une webcam pour le cas d'un PC fixe (les portables étant presque systématiquement pré-équipés), utile pour la VoIP.

- des haut-parleurs pour le même usage que la webcam, mais aussi pour ceux qui aiment travailler en musique.

- même s'il ne s'agit pas à proprement parler de périphériques, je conseille vivement de dépenser quelques euros dans l'achat d'une ou plusieurs prise(s) parafoudre, voire encore mieux d'un onduleur pour être sûr de ne rien perdre en cas de coupure de courant inopinée.

Un smartphone, et éventuellement une tablette

photo pixabay

Le smartphone me semble indispensable aujourd'hui dans une activité de freelance, permettant d'être joignable mais aussi d'avoir accès à Internet partout, pour pouvoir gérer mails, agenda, liste de tâches, contacts, documents... en toute circonstance, sans avoir d'autre machine sous la main.

Ne pas oublier qu'ils peuvent en supplément remplir une tonne d'autres fonctions ; de pense-bête, scanner, calculatrice... bref pour toutes les situations où le fait d'avoir un micro-ordinateur dans la poche est profitable.

Pour les tablettes cela me semble moins évident. Contrairement aux bêtises que l'on entend / lit parfois, je ne vois personnellement absolument pas comment elles pourraient remplacer un ordinateur à titre professionnel. Ce n'est pour moi pas une machine de travail au sens strict, surtout car rien ne remplace le confort d'utilisation d'un bon clavier pour être productif. La tablette peut cependant rendre certaines activités bien plus confortable, comme la lecture de document, la veille, le suivi des réseaux sociaux, etc...

Pour mon propre usage professionnel c'est un outil indispensable pour pouvoir faire des tests de sites web, mais ce n'est pas le cas de tous les freelances.

Un bon siège de bureau

photo Herman Miller

Comme pour l'ordinateur de bureau, l'intérêt de posséder un bon fauteuil sera directement lié au temps que l'on passe à travailler à un poste fixe, mais c'est sans doute un des investissement matériel à considérer en priorité lorsque l'on s'installe en indépendant.

Les meilleurs d'entre eux peuvent coûter plusieurs centaines d'euros, mais à ce prix notre corps tout entier nous remercie d'accorder un soutien indépendant et réglable à chacune de ses parties.

Pour ma part je n'ai pas encore passé le pas, et j'ai actuellement un siège qui fait l'affaire pour le moment, mais ce sera certainement le prochain investissement de ma jeune entreprise.

Bonus : une cafetière !

photo pixabay

Le cliché du développeur accro au café ne risque pas de disparaître avec moi, ayant du mal à tenir toute une journée sans ma boisson caféinée préférée.

Mais ce n'est peut-être pas le cas de tout le monde, je voulais simplement en profiter ici pour aborder un aspect très important lorsque l'on est son propre patron : ne pas oublier de faire des pauses !

Lorsque l'on travaille directement pour des clients, et encore plus lorsque l'on est passionné par son travail, on peut assez facilement se retrouver à bosser de longues heures sans faire la moindre pause, ce qui n'est pas forcément une bonne idée.

La fatigue s'accumule, la tension dans les muscles aussi, la concentration diminue, et le burn-out n'est pas loin en cas de répétition trop fréquente.

Peu importe que vous aimiez le thé, le café, fumer une cigarette (pas bien), ou juste prendre l'air sur le balcon, l'important est de se trouver une bonne raison de s'arrêter de temps en temps pour s'aérer le cerveau et bouger un peu.

J'expérimente depuis quelques temps la petite heure dédiée au footing en fin d'après-midi deux fois par semaine, c'est une autre forme de pause pas toujours facile à planifier j'en conviens, mais qui présente de multiples avantages.

Coté logiciels

Des systèmes d'exploitation performants

"Rien ne sert d'avoir des machines si elles n'ont rien de potable pour les faire tourner" dit le proverbe, je pense que tout professionnel qui passe une part importante de son temps le nez collé à un ordinateur doit se poser sérieusement la question du choix de son système d'exploitation. Quitte à se faire aider si la technique informatique n'est pas son fort.

Windows, MacOS, Linux, il y en a pour tous les goûts selon les préférences et compétences de chacun, l'essentiel étant de trouver la solution la plus efficace... et de la maintenir à jour pour éviter tout souci de sécurité.

J'alterne pour ma part entre des distributions Linux à 99% du temps (Linux Mint et Debian actuellement), et Windows pour le reste (la version 10 semble tenir la route).

Le premier pour mes préférences personnelles mais aussi des questions d'efficacité, de performance, de sécurité, de stabilité... et le second pour des tests (coucou Internet Explorer) ou à cause de certains logiciels non multiplateforme.

La question se pose aussi avec les mobiles bien que le choix soit plus restreint ; Android, iOS ou Windows Mobile dans la plupart des cas, et des solutions alternatives libres comme Firefox OS pour les curieux.

Gestion de mail et d'agenda

J'ai regroupé ces deux outils indispensables de la gestion de nos vies professionnelles, car j'ai l'impression que beaucoup d'entre nous gèrent conjointement les tâches qui leur sont liées.

C'est ainsi que certains logiciels très connus regroupent ces deux aspects, comme Microsoft Outlook, très célèbre en entreprise, et des alternatives libres comme Mozilla Thunderbird que j'utilise personnellement (cf. capture d'écran. Non mon agenda n'était pas vide cette semaine, j'ai juste désactivé mes agendas, ça ne vous regarde pas :-D

Beaucoup leur préfèrent les solutions de Google avec le redoutable combo Gmail / Agenda, qui présente de nombreux avantages si l'on n'a pas de complexe à laisser ces données sensibles entre les mains de la multinationale californienne.

Je ne mets pas non plus de côté ceux qui préfèrent prendre leurs rendez-vous avec le bon vieil agenda papier, après tout il a déjà prouvé son efficacité... bien que personnellement je ne peux plus me passer des fonctions de recherches, de répétitions, d'alarmes... qu'apporte son cousin électronique.

Gestion de projets / tâches

Les mails et l'agenda sont respectivement le point d'entrée et de sortie de la plupart de nos tâches, mais entre les deux il me semble indispensable de s'organiser avec des outils efficaces.

J'ai personnellement testé des dizaines de solutions pour gérer mes tâches, et je me suis enfin accroché depuis quelques années à une combinaison qui regroupe tout ce dont j'ai besoin :

- mon logiciel de mails (Thunderbird si tu as suivi) me permet de recevoir les tâches entrantes en provenance de mes clients et partenaires, que je vais ranger dans un des outils suivants,

- le bon vieux tableur me permet généralement de dessiner les grandes lignes d'un projet, prendre des notes dans tous les sens, et établir un premier planning,

- une fois défriché je peux noter de façon plus claire les tâches sur un tableau Trello, et les faire évoluer tout au long de l'avancée du projet (il y a une foule d'alternatives libres ici)

- enfin, mon agenda me permet de planifier toutes ces tâches pour chaque journée.

Tout ne passe pas nécessairement par ces 4 outils, les tâches les plus simples basculant souvent directement des mails à mon agenda, voire sont traitées directement.

Il existe bien entendu des logiciels de gestion de projets complets qui permettent de gérer tout ça en un seul endroit, mais je n'ai personnellement jamais trouvé chaussure à mon pied. C'est la raison pour laquelle j'utilise aujourd'hui une combinaison de plusieurs outils, qui me convient plutôt bien pour le moment.

Des solutions de partage en ligne

Avec la multiplication des terminaux et le besoin croissant de mobilité, le fameux "cloud" est devenu le terme à la mode en entreprise comme chez les particuliers, et il faut bien avouer qu'il a presque relégué au placard la bonne vieille clé USB.

Dropbox, Google Drive, iCloud, OwnCloud.. et j'en passe, les solutions sont variées avec finalement assez peu de différence de l'une à l'autre car l'essentiel est d'avoir un espace de stockage suffisant pour entreposer tout le nécessaire, et un accès à ses fichiers partout à partir de ses terminaux préférés (PC, smartphone, tablette...),

Le seul bémol a y apporter est bien entendu la question de la sécurité des données stockées, surtout pour un professionnel. Il ne serait pas raisonnable d'y ranger toutes les informations de ses clients, y compris les plus sensibles, je pense qu'il faut les envisager comme un espace de stockage provisoire pour les projets en cours ou les fichiers de moindre importance.

Comptabilité / gestion client

Qui dit entreprise, même de la plus petite taille qui soit, dit nécessité de tenir un minimum ses comptes pour maintenir la barque à flot (mais dit aussi accessoirement comptes à rendre à l'administration).

Chacun sa technique pour ça, depuis le simple tableur jusqu'au logiciel de comptabilité tout fait.

J'ai personnellement eu affaire à certains de ces logiciels "professionnels" dans ma vie professionnelle passée, qui certes font le boulot et proposent des fonctionnalités utiles, mais sont parfois un peu lourds pour la petite entreprise individuelle, et peuvent représenter un coût élevé.

J'ai surtout été vacciné par certaines pratiques commerciales visant à vous faire croire que la mise à jour payante est obligatoire pour des questions de support de votre nouveau système d'exploitation, alors que tout fonctionne parfaitement si l'on fait quelques recherches et que l'on n'a pas peur de mettre les mains dans le cambouis. Je ne balancerai pas, mais j'ai les noms ;-)

Je suis resté pour le moment à la solution du tableur, qui à l'avantage d'être simple et souple. Mais l'alternative la plus crédible que j'envisage, et que beaucoup de freelances et petites entreprises m'ont conseillé, c'est une solution open-source comme dolibarr, très complète et modulaire pour ne pas se surcharger de fonctions inutiles.

Je l'ai déjà installé mais je n'ai pas vraiment pris le temps de jouer avec. Pour tout dire étant assez sensible à la beauté des interfaces je suis un peu rebuté par son apparence old-school. Mais ce qui est bien avec les projets open-source c'est que tout est modifiable, des thèmes existent en ligne, de qualité variable et certains payants, mais il est surtout possible de modifier soit même les pages construites en HTML / CSS.

Il faudra juste que je trouve le temps de le faire.

Suite bureautique

En dehors des métiers directement liés à l'informatique, une quantité non-négligeable du travail effectué sur un PC consiste à rédiger des documents, faire des calculs, créer des présentations... et l'on peut difficilement se passer des suites bureautiques pour effectuer ces tâches.

Beaucoup de ceux qui sont passés en entreprise ont eu l'habitude d'utiliser le célèbre Microsoft Office, qui est redoutablement efficace mais peut représenter un coût important pour l'usage d'un travailleur indépendant.

Des alternatives libres existent heureusement, qui ont largement fait leurs preuves.

Si j'avais du mal à me passer de Word et Excel autrefois, en ayant une utilisation assez avancée et de solides habitudes ancrées, je l'ai largement oublié depuis que je suis à mon compte, au profit de LibreOffice.

J'ai cependant toujours une version ancienne de la suite Office sous la main au cas où (par exemple récemment pour la mise en place d'exports CSV pour mes clients, qui fonctionnaient parfaitement sous LibreOffice Calc mais pas sous Excel :-\

Communication

Le combo mail / téléphone reste sans doute pour la plupart le premier moyen pour rester en contact avec sa clientèle, ses prospects, ses partenaires, ses éventuels fournisseurs... mais le web nous offre désormais une multitude d'autres solutions, qui peuvent devenir de fiers alliés s'ils sont bien utilisés.

L'un des outils les plus anciens est sans doute le logiciel de VoIP, à l'instar de skype qui est toujours très utilisé en entreprise. Avec la facilité d'organiser des réunions de groupe, avec ou sans vidéo, et avec des fonctions utiles comme le partage d'écran et le chat intégré...

Travailler en indépendant ne veut pas dire travailler seul, et la plupart d'entre nous sommes amenés à collaborer avec d'autres freelances, et dans tous les cas à avoir des communications fréquentes avec nos clients. Les mails à répétition peuvent alors rapidement montrer leurs limites !

De nombreux outils en ligne existent pour nous aider dans cette tâche, celui dont tout le monde parle en ce moment étant Slack, mais il en existe plein d'autres, dont pas mal open source.

Dans un autre registre, ceux qui ont la bonne habitude d'avoir une présence sur les réseaux sociaux, au moins minimum, gagnent à mon avis beaucoup en efficacité en utilisant un outil permettant de les regrouper ou les synchroniser. Les plus populaires depuis un moment sont Hootsuite et Buffer, que j'utilise moi-même, et j'avoue manquer un peu de visibilité sur la multitude d'alternatives existantes.

Veille

Il me semble indispensable pour un indépendant de continuer à apprendre, de se tenir au courant de l'évolution de son métier, de l'actualité du secteur, de l'activité de ses partenaires, clients et concurrents...

C'est le rôle de ce qu'on appelle communément "la veille", qui doit trouver une place dans notre emploi du temps. Autant dire que cela peut devenir une activité très chronophage si elle n'est pas maîtrisée.

J'ai déjà donné quelques idées sur le sujet, qu'on pourrait résumer à 4 grandes familles d'outils :

- des outils de découverte, avec un rôle majeur joué à mon sens par les réseaux sociaux,

- des outils pour rassembler les bonnes sources et les surveiller : l'agrégateur de flux RSS n'a pas dit son dernier mot,

- des outils pour mettre de côté temporairement : systèmes d'enregistrement de liens, de bloc-notes,

- des outils pour sauvegarder et classer : systèmes de marque-pages.

Divers

Pour terminer cet article déjà long, quelques autres outils en vrac qui me sont venu en tête au cours de la rédaction.

Tout d'abord quelques logiciels de base :

- le navigateur, qu'il ne faut pas négliger puisque c'est l'outil de base pour utiliser Internet. Mon utilisation de Linux me contraignant à oublier Internet Explorer (quel dommage), j'utilise indifféremment Chrome et Firefox, souvent conjointement pour tester mes sites (du coup j'avoue devoir quand même utiliser Internet Explorer pour cet usage). Chacun ses préférences en la matière, du moment d'avoir sous la main un navigateur stable et performant.

- un logiciel de retouche d'images, car j'ai l'impression qu'on en a toujours besoin à moment ou un autre. Inutile d'investir dans Photoshop si tu n'es pas graphiste, des alternatives libres comme Gimp font parfaitement l'affaire, ou d'autres solutions plus simples pour des besoins légers.

Et d'autres outils toujours utiles à l'occasion :

- un outil de prise de notes, très appréciable en réunion ou en conversation téléphonique. Certains continuent de ne jurer que par le bon vieux calepin, qui a toujours de multiples avantages, personnellement j'ai toujours le même intérêt pour les solutions électroniques accessibles de partout, modifiables à l'envie et avec des possibilités de recherches facile. C'est Evernote qui m'accompagne depuis longtemps, les amateurs de Microsoft lui préfèrent peut-être OneNote, et côté open source Laverna ou Tagspaces semblent faire parfaitement le boulot.

Bonus : un logiciel pour sa musique

Toujours dans l'idée qu'il serait dommage de ne pas profiter des quelques avantages du statut d'indépendant pour travailler dans les conditions qu'il nous plaît, n'oublions pas le pouvoir de la musique pour nous aider à passer des journées plus douces.

Certains préfèrent peut-être le silence, personnellement je ne peux pas me passer d'avoir un peu de musique dans les oreilles, qui peut fortement varier selon mon humeur et le moment de la journée (mon spectre musical allant de la musique classique au métal extrême, en passant par le blues et le rock sous toutes leurs formes).

J'ai été fan de tous les projets qui n'ont finalement pas tenu la route (RIP Jiwa et Grooveshark), finalement dans le peu d'alternatives restantes j'ai opté pour Spotify. La version de leur logiciel pour Linux est enfin utilisable, et je me suis récemment abonné pour ne plus subir les coupures de pubs et pouvoir bénéficier pleinement des applications mobiles.

 

Voilà pour cette petite liste, qui pourra sans doute évoluer au gré de mes aventures de freelance. 

N'hésitez pas en attendant à compléter ou à poser des questions.

Vous aurez peut-être remarqué que j'utilise beaucoup de logiciels libres, surtout par conviction et par habitude aujourd'hui.

Car même si l'argument de la gratuité est séduisante, je pense qu'il ne doit pas primer car il ne faut sans doute pas rechigner à payer pour un logiciel qui nous fera travailler plus vite ou mieux. Mais il ne faut pour autant pas oublier de mettre dans la balance les questions d'éthique, de centralisation, de respect de la vie privée.

L'important est de faire ses choix en tout connaissance de cause. Quelques bonnes sources de logiciels libres ici en passant.

Allez stop, j'arrête d'écrire, c'est à vous à présent !